ERP produkcja: system wsparcia produkcji czy źródło problemów?

System ERP dla produkcji stał się nieocenionym wsparciem dla wielu przedsiębiorstw zajmujących się produkcją w Polsce. Program ERP pomaga prowadzić wiele operacji w firmach produkcyjnych, a jego funkcje koncentrują się w dużej mierze na obsłudze podstawowych zadań, niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania organizacji.

Wśród wiodących systemów ERP w Polsce możemy wyróżnić systemy takie jak Comarch, Symfonia, Oracle, coraz częściej IFS, i przede wszystkich system SAP. Ten ostatni, należy do jednych z najpowszechniej wykorzystywanych systemów ERP przez firmy produkcyjne w Polsce.

Firmy takie jak SAP ERP, aby sprostać wyzwaniom produkcji, przez lata wprowadzały szereg rozwiązań, typu SAP Manufacturing Execution lub SAP Plant Maitenance, który służy do utrzymania ruchu w parku maszynowym i infrastruktury. Oba rozwiązania zostały stworzone w oparciu o modułowy system, który dziś działa jako rozszerzenie podstawowych funkcji systemu ERP SAP, dedykowanych strict dla produkcji.

W tym artykule porozmawiamy o wadach i zaletach systemów ERP wykorzystywanych przez firmy produkcyjne. Ponadto, poruszymy istotne benefity i braki modułu dla produkcji systemu SAP PM (Plant Maitenance), aby pomóc wam lepiej zrozumieć wartość tego rozwiązania dla utrzymania ruchu w polskich przedsiębiorstwach wykorzystujących system SAP.

Czym jest system ERP?

System ERP (Enterprise Resource Planning), to oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem do organizacji codziennych zadań operacyjnych. System ERP włącza poszczególne moduły, która pozwalają na bardziej efektywną organizacje pracy w dużych przedsiębiorstwach zajmujących się np. produkcją, logistyką, firm działających w łańcuchu dostaw, czy też dużych firm budowlanych, deweloperskich lub z branży energetycznej.

Główne moduły systemy ERP zostały stworzone w oparciu o fundamentalne procesy zachodzące w firmach. Moduły systemu ERP włączają:

Moduł finansowy

Odpowiedzialny za zarządzanie finansami i księgowością, moduł finansowy obejmuje takie funkcje jak fakturowanie, księgowość, zarządzanie budżetem, śledzenie wydatków i generowanie raportów finansowych.

Moduł do zarządzania zasobami ludzkimi (HR)

Moduł ten zarządza wszystkimi aspektami związanymi z pracownikami, w tym rekrutacją, szkoleniami, zarządzaniem czasem, wynagrodzeniami, ocenami pracowników i świadczeniami.

Moduł zarządzania łańcuchem dostaw (SCM)

Moduł SCM optymalizuje przepływ towarów, informacji i finansów od dostawców do klientów. Obejmuje zarządzanie zapasami, zakupy, logistykę, zarządzanie magazynem i planowanie zapotrzebowania na materiały.

Moduł zarządzania relacjami z klientami (CRM)

Moduł CRM wspiera zarządzanie interakcjami z klientami i sprzedażą. Obejmuje zarządzanie kontaktami, historię transakcji, analizę sprzedaży, kampanie marketingowe i obsługę klienta.

Moduł do sprzedaży i dystrybucji

Odpowiada za zarządzanie procesami sprzedaży i dystrybucji produktów. Moduł ten obejmuje zarządzanie zamówieniami, cennikami, fakturowaniem, wysyłką i obsługą zwrotów.

Moduł e-commerce

Moduł e-commerce obsługuje zarządzanie sklepem internetowym. W dużej mierze ma to związek z integracja z platformami sprzedażowymi (sklepy internetowe), zarządzanie zamówieniami online i synchronizację operacji magayznowch.

Moduł zarządzania zgodnością

Moduł ten pomaga firmom zachować zgodność z przepisami prawa, regulacjami branżowymi i politykami wewnętrznymi. Obejmuje śledzenie zmian prawnych, audyty wewnętrzne i zarządzanie ryzykiem.

Moduł zarządzania projektami

Moduł ten wspiera planowanie, realizację i monitorowanie projektów. Obejmuje zarządzanie harmonogramem, budżetem, zasobami

Moduł zarządzania produkcją

Odpowiada za planowanie, harmonogramowanie i realizację procesów produkcyjnych. Moduł ten wspiera zarządzanie zasobami produkcyjnymi, monitorowanie postępu produkcji i kontrolę jakości. W tym wypadku, bez trudu możemy przytoczyć przykład SAP Manufacturing Execution, który jest dedykowanym modułem dla produkcji, dla użytkowników systemów ERP SAP.

W wielu przypadkach firm produkcyjnych system ERP włącza tylko podstawowe moduły, jak moduł finansowy, HR, wraz z modułem wsparcia operacji, np.: produkcji lub operacji magazynowych. Wszystkie moduły są zintegrowane w ramach jednego systemu ERP, co powinno umożliwić płynny przepływ informacji między różnymi działami firmy. W ten sposób firmy mają zwiększyć swoją wydajność już w samym założeniu.

Zalety sytemu ERP

Celem działania systemów ERP jest dostarczenie wartości przedsiębiorstwu poprzez połączenie poszczególnych działów w jeden, efektywnie działający organizm. Wiele firm wykorzystujących systemy ERP przez lata odnotowało widoczne korzyści.

W założeniu, infrastruktura ERP powinna dostarczyć tych korzyści firmą produkcyjnym:

Niższe koszty operacyjne

System ERP usprawnia procesy biznesowe, przez możliwość wdrażania najlepszych praktyk, np.: w dziedzinie zarządzania. Usprawnienie operacji w firmie produkcyjnej, takich jakich zarządzanie personelem, przydział zadań, przyczyniają się do znacznego obniżenia kosztów operacyjnych.

Bardziej przejżyste operacje

Lepsze raportowanie i monitorowanie działań biznesowych w systemie ERP zwiększa przejrzystość i umożliwia lepsze zarządzanie zasobami. W tym wypadku, możemy uwzględnić możliwości modułu systemu ERP SAP Manufacturing Execution, który do pewnego stopnia jest alternatywą dla obsługi możliwości działań systemu MES.

Usprawniona współpraca między zespołami, działami, itp.

Użytkownicy systemów ERP mogą skuteczniej udostępniać dane o zamówieniach, realizacji zakupów,  zleceniach zakupu, tym samym, poprawiając współpracę w ramach organizacji.

Mniejsze ryzyko

Systemy ERP zapewniają lepszą integralność danych i zaawansowane mechanizmy kontroli finansowej. W związki z tym, wpływa to na jednolitość przepływu danych. Te elementy systemu ERP minimalizują ryzyko operacyjne, w związku z zachowaniem większej jakości danych.

Większa zgodność z regulacjami

Zintegrowane systemy ERP i lepsza kontrola danych pomagają w utrzymaniu zgodności z przepisami prawa i regulacjami branżowymi, co zmniejsza ryzyko prawne.

Wydajniejsza obsługa klienta

Dzięki zintegrowanym danym o klientach i zamówieniach, system ERP pozwala na szybszą i bardziej efektywną obsługę klienta.

Te zalety, są również odgórnymi założeniami dla systemów ERP. W większości przypadków firmy produkcyjne uważają, że systemy ERP spełniają swoją rolę. Można więc założyć, że programy ERP są w stanie dostarczyć kompleksowej obsługi firmą produkcyjnym. Jednak w przypadku niektórych systemów ERP nie jest to do końca prawdą.

Systemy ERP dla firm stały się koniecznością, z której trudno zrezygnować, ponieważ koszty jego wdrożenia dla wielu przedsiębiorstw bywają zazwyczaj bardzo wysokie. Niemniej wysokie, okazują się również koszty aktualizacji systemów ERP. W związku z tym, wiele firm nie było i nie jest stać na wdrożenie kolejnych aktualizacji. Trudno też zrezygnowac z systemu ERP po wdrożeniu i dzieje się tak właśnie z powodu wysokich kosztów wdrożenia, administracji, wcześniejszych kosztów utrzymania, itp.

W wyniku tego, firmy  produkcyjne pozostają często z przestarzałym systemem, który nie jest w stanie zwiększać ich konkurencyjności na rynku, za pomocą nowoczesnych procesów wdrażanych do obsługi sprzetu i maszyn na produkcji przez dział utrzymania ruchu, tak jak w przpadku systemu CMMS.

Wady systemów ERP

Dostawcy programów ERP nie zawsze są w stanie sprostać potrzebą firm produkcyjnych. Wiąże się to między innymi z tym, że systemy ERP nie zawsze są kompatybilne z potrzebami przedsiębiorstwa. W tym wypadku możemy wyróżnić przede wszystkim takie aspekty, jak brak integralności z procesami zachodzącymi w firmie produkcyjnej.

Niekiedy, potrzeby firmy, takie jak możliwości łatwej adaptacji do nowch technologii, lub chociażby szybkiego reagowania na nieprzewidziane wydarzenie ekonomiczne, lin wiesze zapotrzebowanie na produkcje, są częstymi przycznami, w których systemy ERP są niewystarczające. Przykładem tego, może być moduł SAP PM, dedykowany dla działów utrzymania ruchu przez system SAP. SAP Plant Maintenance często okazuje się systemem pełenym niedociągnięć i silnie zależnym od sztywnych procesów leżących u podstaw systemu ERP SAP.

Poniżej przedstawiamy główne wady systemów ERP.  

Wysoki koszt użytkowania ERP

Korzystanie z systemu ERP wiąże się z wysokimi kosztami operacyjnymi, w tym licencjami, wsparciem technicznym i konserwacją. Koszty te są szczególnie wysokie w przypadku systemów lokalnych, które wymagają dodatkowych zasobów IT. Wybór systemu ERP w chmurze (SaaS) może pomóc je obniżyć ale nie jest to w 100% pewne dla firm, których operacje są bardziej złożone.

Większa złożoność

Systemy ERP to kompleksowe narzędzia do zarządzania przedsiębiorstwem, które mogą być dość złożone. Systemy ERP, często nie mają dobrze przemyślanego planu wdrożenia na produkcji. Ponadto, organizacje uznają rozwiązania ERP za zbyt duże i nieodpowiednie, co prowadzi do niskiego zwrotu z inwestycji.

Czasochłonne wdrożenie

Dostosowanie ERP, choć korzystne, może być bardzo czasochłonne, ponieważ musi być zbudowane od podstaw. Proces wdrożenia jest długotrwały i zależy od używanego systemu. Często, wdrożenie ERP opiera się na modułach wspomnianych powyżej w tym artykule, przez co brakuje im elastyczności.

Wysoki koszt aktualizacji ERP

Aktualizacje systemów ERP są niezbędne, ale mogą być kosztowne i czasochłonne. Wymagają testowania, szkolenia użytkowników i dostosowania procesów biznesowych, co może prowadzić do zakłóceń operacyjnych.

Wysoki koszt wdrożenia ERP

Wdrożenie systemu ERP, w tym modułu SAP PM, wiąże się z kilkoma typowymi kosztami, takimi jak licencjonowanie, wdrożenie, integracja i szkolenie personelu. Ponadto należy wziąć pod uwagę potencjalne koszty związane z utrzymaniem systemu i wsparciem po jego uruchomieniu.

SAP Plant Maitenance vs CMMS system

Możemy zauważyć, że systemy ERP na ogół są kosztowne i mało elastyczne, aby sprostać potrzebą firmą produkcyjnych. Dlatego, koncentrując się na elastyczności systemów ERP, wzięliśmy pod uwagę działania modułu systemu ERP, SAP Plant Maitenance.

Na przykładzie SAP PM sprawdziliśmy jego wydajność w konfrontacji z innymi dostępnymi na rynku rozwiązaniami wspierającymi pracę działów utrzymania ruchu. W tym przypadku najbardziej odpowiednim rozwiązaniem okazał się CMMS (Computerized maintenance management system). Biorąc pod uwagę, że CMMS jest systemem zbudowanym na bazie oprogramowania, to idealnie pasuje do tego zestawienia.

Nasza sugestia i porównanie mogą okazać się ważne dla użytkowników SAP ERP, ponieważ w tym przypadku mogą oni zobaczyć więcej możliwości, które mogą wpłynąć na działalność biznesową firmy bez konieczności kosztownych aktualizacji ERP.

Jak to zrobić? Poniżej przedstawiamy zalety i wady modułu SAP PM w zestawieniu z systemem CMMS.

Zalety modułu SAP PM

Integracja z innymi modułami SAP

SAP PM jest częścią większego systemu ERP, umożliwiając bezproblemową integrację z modułami finansowymi, zakupowymi i HR. Jeżeli jesteś użytkownikiem SAP, moduł SAP PM będzie od początku jego integralną częścią.

Kompleksowe zarządzanie konserwacją, serwisem

Oferuje rozbudowane funkcje planowania, monitorowania i analizowania prac konserwacyjnych dla działów UR.

Centralizacja danych

Wszystkie informacje o zasobach, harmonogramy i historie konserwacji są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie.

Skalowalność

System jest odpowiedni dla dużych organizacji o złożonych potrzebach w zakresie utrzymania ruchu.

Wady modułu SAP PM

Wysokie koszty

Koszty licencji, wdrożenia i utrzymania są wysokie, co może stanowić barierę dla mniejszych firm.

Złożoność systemu

System wymaga specjalistycznej wiedzy do konfiguracji i obsługi, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami szkoleń.

Czasochłonne wdrożenie

Proces wdrożenia SAP PM jest złożony i czasochłonny, co może mieć wpływ na działalność firmy.

Brak elastyczności

System SAP PM wymaga głębokich modyfikacji, aby sprostać elastycznym potrzebom firm produkcyjnych w obszarze UR.

Zalety systemu CMMS

Niższe koszty

Systemy CMMS są zazwyczaj tańsze w zakupie i utrzymaniu w porównaniu do SAP PM.

Łatwość użytkowania

Systemy CMMS są często prostsze w obsłudze i wymagają mniej szkoleń dla użytkowników.

Mobilność

Nowoczesne systemy CMMS działają na urządzeniach mobilnych. Dzięki temu pracownicy działów UR mają dostęp do danych z każdego miejsca parku maszynowego i nie tylko.

Możliwość integracji z ERP

Systemy CMMS mogą integrować dane z systemami ERP, jak np. system SAP. W wielu przypadkach

Szybsze wdrożenie

Proces wdrożenia systemu CMMS jest zazwyczaj krótszy i mniej skomplikowany. Niektóre firmy oferują CMMS onboarding w zaledwie ok. 8h szkolenia (w zależności od wielkości firmy).

Przykład systemu CMMS dla produkcji, który może zostać zintegrowany z systemem SAP

Wady systemu CMMS

Ograniczona integracja

CMMS może nie oferować tak szerokiej integracji z innymi systemami ERP jak SAP PM.

Mniejsza skalowalność

Niektóre systemy CMMS mogą nie spełniać potrzeb dużych organizacji o złożonych procesach konserwacyjnych.

Mniej zaawansowane funkcje

CMMS może nie oferować tak rozbudowanych funkcji analitycznych i raportowania jak SAP PM.

Podsumowanie

Poruszając powyższe mankamenty dotyczące braków i zalet systemów ERP, można dostrzec o wiele więcej wad systemów ERP niż same koszty. Biorąc pod uwagę wysokie koszty wdrożenia, czy to ERP, czy aktualizacji, można bez trudu zakwestionować jego działanie na wielu obszarach operacji prowadzonych w firmie produkcyjnej.

Dzisiejsze systemy CMMS, pomimo pewnych ograniczeń, są w stanie wyeliminować przeszkody związane z możliwościami integracji, skalowalnością czy poziomem zaawansowania funkcji. W zasadzie, co do ostatniego punktu, to możliwości niektórych systemów CMMS przerastają możliwości SAP PM.

QRmaint to najczęstszy wybór firm produkcyjnych wykorzystujących system ERP SAP. Firmy produkcyjne w Polsce adaptują rozwiązanie naszego systemu CMMS, ponieważ jest on bardziej wydajny, nie tylko w kwestii kosztów, ale również funkcjonalności. Potwierdzają to przykłady naszych klientów, jak chociażby firma Valvex, która, jako użytkownik SAP, wykorzystała CMMS QRmaint do wewnętrznych operacji zarządzania utrzymaniem ruchu. Dowiedz się więcej o naszym rozwązaniu i skorzystaj z 14 dniowego okresu próbnego.