Wdrożenie w Komfort Serwis, firmie z branży obsługi nieruchomości

Od papierowego kalendarza do QRmaint – czyli jak to się robi w firmie konserwującej nieruchomości

“Osiem lat temu, w 2011 roku mało kto myślał o wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi do planowania prac związanych z technicznym utrzymaniem budynków. Królował ołówek i kawałek papieru.” – rozpoczyna swoją historię Pan Jacek „Na początku korzystaliśmy z kalendarza papierowego, w którym zapisywaliśmy sobie plan dnia. Jak trzeba było umówić klienta to ja, będąc u klienta u którego mieliśmy wymienić kran lub przeprowadzić inne prace w lokalu , dzwoniłem do Tomka (Tomasz Nyc, właściciel firmy), a on wertował ten kalendarz papierowy i próbowaliśmy znaleźć wolny termin na przeprowadzenie prac. Nie było to łatwe zadanie!” – wspomina Jacek Turkowski swoje pierwsze kroki w Komfort Serwis. Problemy jakie wówczas występowały opóźniały realizację zleceń. Przepływ informacji następował głównie przez telefon komórkowy – pomiędzy zleceniodawcą, firmą konserwującą i technikami realizującymi zlecenia. Dochodziło do wielu pomyłek czy też wręcz do braku realizacji niektórych zleceń, gdyż „ktoś zapomniał lub nie przekazał kluczowych informacji o zleceniu”. Z doświadczenia wiemy, że taka organizacja sprawdza się w przypadku małej skali, a w miarę wzrostu firmy coraz trudniej jest zachować jakość usług i profesjonalizm. A przecież firma z ambicjami rośnie co rok i pozyskuje nowych klientów! Jak więc zapewnić sobie większy spokój i zachować jakość?

Jak zamienić dokumentację papierową na system IT?

Jacek wraz z właścicielem Komfort Serwis Tomaszem Nycem szukali rozwiązań, które nadążą za ich szybką ekspansją na warszawskim rynku technicznej obsługi nieruchomości.

„Wprowadziliśmy z Tomkiem kalendarz Google oraz arkusz Excel. W Excelu wprowadzaliśmy wszystkie prace cykliczne, a w kalendarzu Google prowadziliśmy rejestr niezaplanowanych prac oraz ewentualnych spotkań podczas pracy.” 

Było to znaczne usprawnienie komunikacji i pozwoliło na szybsze i łatwiejsze znalezienie terminów dla prac niezaplanowanych wcześniej. Już nie trzeba było dzwonić od klienta do centrali aby ustalić kiedy można wykonać daną pracę. Wdrożenie tego rozwiązania pomogło jednak tylko w jednym obszarze – komunikacji pomiędzy technikami a centralą firmy. Nadal nie wypracowano metody w jaki sposób skutecznie komunikować się na zewnątrz firmy – z administratorami nieruchomości raportując wykonane prace. Dodatkowo nadal w firmie obowiązywał papierowy obieg dokumentów.

„Problem mieliśmy nie tylko z planowaniem ale również ze zbieraniem papierowych zleceń od pracowników – co chwilę coś ginęło, pracownicy nie wypełniali wszystkich zleceń na papierze.” – kontynuuje Jacek Turkowski.

Testy Nozby i Trello w technicznej obsłudze nieruchomości

Poszukiwania trwały dalej – postanowiono wdrożyć system Trello do pracy z administratorami oraz system Nozby do pracy z technikami. Problem był jednak z integracją tych systemów – administratorzy zgłaszali usterki w Trello a Pan Jacek przepisywał te zlecenia do Nozby.

„Administrator zgłaszał problem na Trello, a ja przepisywałem to zlecenie do Nozby dla techników. W Nozby był jednak taki problem, że można tam było tylko zlecać zadania, ale nie miałem informacji o ich wykonaniu. Pisałem na przykład w Nozby: „Dziś zrób przegląd drzwi” a technik mógł jedynie zrobić komentarz do tego zadania. Musiałem się pytać techników o to czy dane zadanie wykonali i to ja musiałem zamykać to zlecenie. Po zamknięciu zadania w Nozby uzupełniałem zgłoszenie w Terllo aby widział to administrator.”

Testy trwały kilka tygodni ale nie przyniosły pożądanego rezultatu. Poszukiwania trwały dalej…

Czy QRmaint sprawdza się w technicznej obsłudze nieruchomości?

W maju 2018 roku Pan Jacek rozpoczął testy naszej aplikacji QRmait, aby sprawdzić czy system QRmaint sprawdzi się w technicznej obsłudze nieruchomości.

Pierwotnie jednak odrzucił możliwość wdrożenia systemu w Komfort Serwis, gdyż skupiał się na rozwiązaniach bezpłatnych. Szybko jednak wrócił do systemu, który w dużej mierze spełniał jego oczekiwania za niewygórowaną cenę (sprawdź nasz cennik) i zdecydował się na płatne wdrożenie dla części techników.

Bardzo ważne było dla nas zaangażowanie Pana Jacka w rozwój systemu – wspólnie określaliśmy potrzeby funkcjonalne aby dostosować system na potrzeby zarządzania techniczną obsługą nieruchomości. Wdrożyliśmy między innymi czytelne harmonogramy prac cyklicznych z podziałem na techników czy też specjalny tryb użytkownika bezpłatnego – administratora lokalizacji, który umożliwiał zgłaszanie awarii i podgląd ich realizacji przez administratorów nieruchomości.

Czas na wdrożenie QRmaint!

Samo wdrożenie przebiegło dość sprawnie, choć jak wspomina Pan Jacek miał dużo pracy:

„Aby dopisać nieruchomość do QRmaint i zrobić to dobrze to jest sporo pracy. Trzeba przejść po całym budynku, ustalić jego wyposażenie, zaplanować zakres prac do wykonania. Na początku spisywaliśmy każdą lampę na każdej klatce, ale wymagało to zbyt dużo czasu. (…) Obecnie mamy ogólne określenia np. „lampy i czujki klatki schodowe”, „lampy i czujki – garaż” czy też „oświetlenie zewnętrze”. Teraz, jak jest przegląd tego wyposażenia to po prostu zaznaczam te środki trwałe i technik wie co ma zrobić.” 

Samo wdrożenie trwa do dziś – bo Komfort Serwis zdobywa kolejnych klientów! Dziś jest to robione znacznie sprawniej niż za pierwszym razem. Wdrożenie nowego budynku do systemu wraz z koniecznym spisaniem poszczególnych elementów wyposażenia oraz zaplanowaniem prac cyklicznych na nieruchomości trwa do dwóch tygodni. Jednak po okresie wytężonej pracy wszystkie zlecenia, historia prac czy rozliczenie kosztów obsługi technicznej prowadzone jest w systemie QRmaint, który dostępny jest wszędzie tam gdzie dostępny jest Internet.

Jakie korzyści udało się uzyskać dzięki wdrożeniu QRmaint w Komfort Serwis?

Jedną z ważniejszych założeń wdrożenia była eliminacja papierowych zleceń i raportów. W QRmaint wszystkie zlecenia prac (planowane lub zgłaszane przez administratorów) znajdują się na liście zadań przypisanej do danej lokalizacji. W Komfort Serwis technicy realizując zlecenia wypełniają listy kontrolne czy też dopisują koszty związane z realizacją zgłoszeń. Dzięki temu administratorzy mają dostęp on-line do każdego zlecenia i mogą 24 godziny na dobę śledzić jakie prace wykonywane są na nieruchomości.

Kolejną bardzo ważną sprawą było zwiększenie kontroli nad przebiegiem prac i realizującymi ich technikami. „Jak przypiszę zadanie technikowi to mogę przejrzeć czy dane zadanie wykonali i w jakim terminie. Jeśli jest coś niewykonane w zaplanowanym terminie to widzę to od razu w systemie jako zadanie przeterminowane.” – stwierdza Pan Jacek.

Minęły również problemy z komunikacją zarówno na linii centrala firmy – technicy jak również na linii centrala firmy – klienci, czyli administracje czy też sami mieszkańcy. W pierwszym przypadku „wykorzystując aplikację technik będący w terenie od razu wie, że ma nowe zadanie. Ja również szybciej otrzymuję informację od techników – czyli np. technik ma zgłoszone zadanie, że w danym lokalu pojawił się zaciek. Dokonuje oględzin i poprzez system komentarzy do zadania raportuje jak wygląda sytuacja, jakie są ewentualne koszty usunięcia usterki –  a ja dzięki temu mogę od razu przekazać informację administratorowi.” Dodatkowo zarówno administratorzy jak i sami mieszkańcy mogą poprzez system QRmaint zgłaszać wszelkie usterki w nieruchomości a informacja o tym od razu trafia do Pana Jacka, który może w szybki sposób przydzielić technika bazując na jego aktualnym grafiku pracy dostępnym w QRmaint. (sprawdź jak możesz stworzyć własny formularz zgłoszeń na Twoją stronę www)

Skrócił się znacznie proces usuwania awarii oraz raportowania do administracji. Wcześniej administrator otrzymywał raport z wykonanych prac raz w miesiącu, a obecnie ma raport zaraz po zakończeniu zlecenia przez technika. Dzięki temu administrator nieruchomości może na bieżąco kontrolować koszty generowane przez wspólnotę praktycznie on-line.

Wzrosło zaangażowanie pracowników w rzetelne wypełnianie raportów prac – w aplikacji na telefon można to bardzo szybko i w prosty sposób wypełnić.

Czy z Qrmaint łatwiej pozyskać klienta?

Odejście od tradycyjnego sposobu przekazywania informacji o usterkach czy planowanych pracach na rzecz nowoczesnego systemu dostępnego wszędzie tam gdzie jest dostępny Internet dość znacznie podwyższa konkurencyjność oferty technicznego utrzymania nieruchomości.

Wielu administratorów nie miało nawet świadomości, że można uprościć komunikację i przepływ informacji o bieżącej pracy techników. „Dzisiaj byliśmy z Tomkiem na spotkaniu z nowym klientem (…) Podczas spotkania bardzo ogólnie przedstawiłem możliwości współpracy z wykorzystaniem QRmaint to administrator nieruchomości otworzył oczy szeroko ze dziwienia i zachwytu.”  Nie trzeba dodawać, że wizyta zakończyła się podpisaniem umowy, choć oferta nie była najtańsza spośród konkurencji.

Komfort Serwis ulepszając sobie nadzór nad coraz liczniejszym gronem techników oraz klientów wytworzył specyficzną przewagę konkurencyjną dodając do swojej oferty bardzo dużą wartość dodaną jaką jest uproszczenie komunikacji pomiędzy klientem a realizatorem zleceń.

Jak rozwija się QRmaint?

„Od momentu wdrożenia QRmaint w naszej firmie program się rozwija – dostosowywane są funkcję pod specyfikę branży – np. harmonogram, którego nie było podczas wdrażania, a obecnie wygląda jak kalendarz w Google!” – chwali nas Pan Jacek.

Bardzo cieszymy się, że jesteśmy w stanie rozwiązywać problemy takich firm jak Komfort Serwis dostosowując nasz system do specyficznych problemów branży technicznej obsługi nieruchomości.

Analizując wykorzystanie QRmaint przez firmę z branży technicznego utrzymania nieruchomości ciągle myślimy jak ułatwiać prowadzenie tego typu działalności i wspólnie budować przewagi konkurencyjne w tym zakresie. I jak na razie nam się to udaje!

Pozytywna rekomendacja tak wymagającego klienta jakim jest Komfort Serwis bardzo wiele dla nas znaczy!

Ciągle pracujemy nad rozwojem aplikacji QRmaint aby spełnić wymagania naszych klientów. Jeśli masz pomysł w jaki sposób chciałbyś wykorzystywać nasz system CMMS a nie znalazłeś takiej funkcjonalności – napisz do nas – kontakt@qrmaint.com