Wdrożenie systemu QRmaint w spółce Partner, franczyzobiorcy sieci Lewiatan

Łatwiejsze zarządzanie awariami w sieci sklepów spożywczych dzięki aplikacji QRmaint

Wdrożenie systemu QRmaint w spółce Partner, franczyzobiorcy sieci Lewiatan, uporządkowało proces zgłoszeń i napraw awarii informatycznych i technicznych oraz kluczową w branży spożywczej gospodarkę odpadami w 27 sklepach.

Spółka Partner wprowadziła system CMMS od QRmaint w październiku 2018 r., żeby usprawnić proces zgłaszania i reagowania na problemy – głównie techniczne i dotyczące szeroko pojętego działu IT oraz do gospodarki odpadami. W efekcie firma cieszy się w pełni zorganizowanym przebiegiem sytuacji awaryjnych. Uporządkowanie tego procesu oznacza głównie kierowanie zgłoszeń do właściwych pracowników, otrzymywanie informacji zwrotnych po rozwiązaniu problemu oraz wgląd osób decyzyjnych do aktualnego stanu zgłoszeń. Przy 700 pracownikach i 27 sklepach umiejscowionych w różnych częściach Polski takie usystematyzowanie tematów związanych z awariami przyniosło ogromne zmiany.

– System QRmaint zastąpił setki maili, które bez względu na tematykę trafiały do wszystkich na liście, zamiast do właściwych osób. Wcześniej, gdy awaria była już naprawiona, to nikt o tym tak naprawdę nie wiedział, bo nikt nie wysyłał takich informacji zwrotnych. Dziś mamy wgląd w aktualny stan każdej awarii i co więcej, możemy analizować działania pracowników odpowiedzialnych za realizacje zgłoszeń – wykazywanie się poszczególnych działów i ich szybkość działania – mówi Mariusz Staniszewski, kierownik działu IT w spółce Partner. – Jesteśmy bardzo zadowoleni, zarówno z aplikacji, jak i samej współpracy z firmą, która ją stworzyła i obsługuje.

To jest takie proste

W obecnym systemie pracy w sklepach Lewiatan stworzonym dzięki aplikacji, powstały zespoły, do których należą osoby bezpośrednio zainteresowane rozwiązaniem danego problemu. Osoby te również dostają informacje mailem – w zależności od potrzeb przez aplikację w telefonie lub na komputer – ale wiadomości otrzymują wyłącznie osoby z określonych zespołów.

– Logują się i mogą działać, to jest takie proste – mówi Staniszewski.

Zgłaszane awarie podzielone są na dwa główne działy – techniczny i IT.
Dział techniczny obejmuje wszelkie awarie jakie mogą wystąpić w budynkach – drzwi, okien, podłóg, ścian, elektryki, uszkodzonych urządzeń elektronicznych (maszynki do mięsa, krajalnice), a także hydraulikę – kanalizację, krany, odpływy. Dział IT dotyczy m.in. awarii systemu operacyjnego, oprogramowania, komputerów, terminali płatniczych.

Osobna sekcja to gospodarka odpadami, tzw. BDO (Baza Danych Odpadowych, której podlegają podmioty wprowadzające produkty w opakowaniach i gospodarujące odpadami). Dzięki systemowi QRmaint łatwiej jest nimi zarządzać. Do aplikacji wpływają zgłoszenia z poszczególnych sklepów, a osoba odpowiedzialna za realizację tych zgłoszeń dba o odpowiednio szybki kontakt z firmami zajmującymi się utylizacją odpadów (spożywczych, zużytego sprzętu czy makulatury).

– Gospodarka odpadami w branży spożywczej jest kluczowa, trzeba pilnować dat ważności produktów i w odpowiednim czasie wywozić je do utylizacji – mówi Staniszewski. – Dzięki aplikacji nie mamy z tym najmniejszego problemu. Wystarczy, że poszczególne osoby w sklepach zgłaszają odpady do zabrania, a koordynator tego działu zamawia usługi specjalnych firm.

Dzień nauki, pół roku efektywnego korzystania

Wbrew pozorom, w tak dużej spółce i przy 700 pracownikach, zarządzaniem z poziomu aplikacji zajmuje się niewiele osób. W każdym sklepie są to trzy osoby z kierownictwa, dostęp ma również prezes zarządu i administrator danych. W całej sieci w dziale technicznym pracuje siedem osób i one, jako realizatorzy napraw, rownież mają dostęp do aplikacji.

Ze względu na niewielką ilość osób oraz intuicyjność aplikacji jej wdrożenie łącznie z konfiguracją zajęło jeden dzień roboczy.

– Wsparcie techniczne było realizowane perfekcyjnie. Już na etapie wdrażania zgłaszaliśmy prośby o pewne korekty w aplikacji, żeby dostosować ją do naszej działalności i były one szybko realizowane – dodaje Staniszewski. – Od ponad pół roku po wdrożeniu każde nasze zgłoszenie jest rozpatrywane w ciągu 24 godzin i zawsze otrzymujemy indywidualnie dopasowaną pomoc.

Możliwość dostosowania aplikacji pozwala na wykorzystanie jej pełnego potencjału. Zmiany dotyczyły głównie ustawień i indywidualnych preferencji dla poszczególnych działów w aplikacji.

Daniel Kiełbowicz, QRmaint: Na przykładzie współpracy ze spółką Partner zobaczyliśmy, jak dobrze nasz system sprawdza się w dużych sieciach sklepów franczyzowych. Kluczową kwestią okazał się bardzo prosty sposób, w jaki kierownicy sklepów mogą zgłaszać usterki lub zapotrzebowanie na bieżące materiały eksploatacyjne. Czyli to, co w bezpośredni sposób przyczynia się do technicznego utrzymania sklepów.