Home > Klienci > Wdrożenie systemu QRmaint w spółce Partner, franczyzobiorcy sieci Lewiatan
grafika grafika

Case study

Wdrożenie systemu QRmaint w spółce Partner, franczyzobiorcy sieci Lewiatan

System QRmaint zastąpił setki maili, które bez względu na tematykę trafiały do wszystkich na liście, zamiast do właściwych osób. Wcześniej, gdy awaria była już naprawiona, to nikt o tym tak naprawdę nie wiedział. Dziś mamy wgląd w aktualny stan każdej awarii.

Mariusz Staniszewski – kierownik działu IT

Łatwiejsze zarządzanie awariami w sieci sklepów spożywczych dzięki aplikacji QRmaint

Wdrożenie systemu QRmaint w spółce Partner, franczyzobiorcy sieci Lewiatan, uporządkowało proces zgłoszeń i napraw awarii informatycznych i technicznych oraz kluczową w branży spożywczej gospodarkę odpadami w 27 sklepach.

Spółka Partner wprowadziła system QRmaint w październiku 2018 r., żeby usprawnić proces zgłaszania i reagowania na problemy – głównie techniczne i dotyczące szeroko pojętego działu IT oraz do gospodarki odpadami. W efekcie firma cieszy się w pełni zorganizowanym przebiegiem sytuacji awaryjnych. Uporządkowanie tego procesu oznacza głównie kierowanie zgłoszeń do właściwych pracowników, otrzymywanie informacji zwrotnych po rozwiązaniu problemu oraz wgląd osób decyzyjnych do aktualnego stanu zgłoszeń. Przy 700 pracownikach i 27 sklepach umiejscowionych w różnych częściach Polski takie usystematyzowanie tematów związanych z awariami przyniosło ogromne zmiany.

– System QRmaint zastąpił setki maili, które bez względu na tematykę trafiały do wszystkich na liście, zamiast do właściwych osób. Wcześniej, gdy awaria była już naprawiona, to nikt o tym tak naprawdę nie wiedział, bo nikt nie wysyłał takich informacji zwrotnych. Dziś mamy wgląd w aktualny stan każdej awarii i co więcej, możemy analizować działania pracowników odpowiedzialnych za realizacje zgłoszeń – wykazywanie się poszczególnych działów i ich szybkość działania – mówi Mariusz Staniszewski, kierownik działu IT w spółce Partner. – Jesteśmy bardzo zadowoleni, zarówno z aplikacji, jak i samej współpracy z firmą, która ją stworzyła i obsługuje.

To jest takie proste

W obecnym systemie pracy w sklepach Lewiatan stworzonym dzięki aplikacji, powstały zespoły, do których należą osoby bezpośrednio zainteresowane rozwiązaniem danego problemu. Osoby te również dostają informacje mailem – w zależności od potrzeb przez aplikację w telefonie lub na komputer – ale wiadomości otrzymują wyłącznie osoby z określonych zespołów.

– Logują się i mogą działać, to jest takie proste – mówi Staniszewski.

Zgłaszane awarie podzielone są na dwa główne działy – techniczny i IT.
Dział techniczny obejmuje wszelkie awarie jakie mogą wystąpić w budynkach – drzwi, okien, podłóg, ścian, elektryki, uszkodzonych urządzeń elektronicznych (maszynki do mięsa, krajalnice), a także hydraulikę – kanalizację, krany, odpływy. Dział IT dotyczy m.in. awarii systemu operacyjnego, oprogramowania, komputerów, terminali płatniczych.

Osobna sekcja to gospodarka odpadami, tzw. BDO (Baza Danych Odpadowych, której podlegają podmioty wprowadzające produkty w opakowaniach i gospodarujące odpadami). Dzięki systemowi QRmaint łatwiej jest nimi zarządzać. Do aplikacji wpływają zgłoszenia z poszczególnych sklepów, a osoba odpowiedzialna za realizację tych zgłoszeń dba o odpowiednio szybki kontakt z firmami zajmującymi się utylizacją odpadów (spożywczych, zużytego sprzętu czy makulatury).

– Gospodarka odpadami w branży spożywczej jest kluczowa, trzeba pilnować dat ważności produktów i w odpowiednim czasie wywozić je do utylizacji – mówi Staniszewski. – Dzięki aplikacji nie mamy z tym najmniejszego problemu. Wystarczy, że poszczególne osoby w sklepach zgłaszają odpady do zabrania, a koordynator tego działu zamawia usługi specjalnych firm.

Dzień nauki, pół roku efektywnego korzystania

Wbrew pozorom, w tak dużej spółce i przy 700 pracownikach, zarządzaniem z poziomu aplikacji zajmuje się niewiele osób. W każdym sklepie są to trzy osoby z kierownictwa, dostęp ma również prezes zarządu i administrator danych. W całej sieci w dziale technicznym pracuje siedem osób i one, jako realizatorzy napraw, rownież mają dostęp do aplikacji.

Ze względu na niewielką ilość osób oraz intuicyjność aplikacji jej wdrożenie łącznie z konfiguracją zajęło jeden dzień roboczy.

– Wsparcie techniczne było realizowane perfekcyjnie. Już na etapie wdrażania zgłaszaliśmy prośby o pewne korekty w aplikacji, żeby dostosować ją do naszej działalności i były one szybko realizowane – dodaje Staniszewski. – Od ponad pół roku po wdrożeniu każde nasze zgłoszenie jest rozpatrywane w ciągu 24 godzin i zawsze otrzymujemy indywidualnie dopasowaną pomoc.

Możliwość dostosowania aplikacji pozwala na wykorzystanie jej pełnego potencjału. Zmiany dotyczyły głównie ustawień i indywidualnych preferencji dla poszczególnych działów w aplikacji.

Daniel Kiełbowicz, QRmaint: Na przykładzie współpracy ze spółką Partner zobaczyliśmy, jak dobrze nasz system sprawdza się w dużych sieciach sklepów franczyzowych. Kluczową kwestią okazał się bardzo prosty sposób, w jaki kierownicy sklepów mogą zgłaszać usterki lub zapotrzebowanie na bieżące materiały eksploatacyjne. Czyli to, co w bezpośredni sposób przyczynia się do technicznego utrzymania sklepów.

Poznaj historie innych

QRmaint doskonale sprawdza się w rożnych branżach takich jak zakłady produkcyjne, utrzymanie techniczne nieruchomości, sieci sklepów, uczelnie, serwisy. Przeczytaj co sądzą o nas przedstawiciele rożnych branż.

Zgłoszenie awarii po przez skanowanie kodu QR na maszynie praktycznie wyeliminowało nieścisłości którego urządzenia dotyczył problem. Zapisywanie wszystkich zgłoszeń w systemie daje świetny obraz, z którymi maszynami mamy największe problemy.

Krzysztof JANIK

Główny automatyk / Automation Service Supervisor

Najważniejsze jest to, że moi pracownicy wiedzą ile jest zadań do wykonania, jakie są priorytety. Technicy mają dostęp do zadań w czasie rzeczywistym. W zasadzie całkowicie wyeliminowaliśmy sytuacje które występowały wcześniej, że pewne zadania są pominięte bądź zapomniane.

Arkadiusz Tetloch

Manager Sekcji Utrzymania Ruchu i Innowacji

System QRmaint pozwolił nam na rezygnację z wypełniania ton papierowych dokumentów. Mamy teraz łatwy wgląd w historię awarii, napraw i serwisów, a czas reakcji na zgłoszoną usterkę uległ znacznemu skróceniu.

Anna Ciesielska

Process Engineer

System sprawdza się bezproblemowo. Wyraźnie skrócił się czas reakcji naszych zespołów. Jest to o wiele lepszy model komunikacji niż telefony i zapisywanie na kartkach lub w pamięci.

Maciej Hartfil

Kanclerz AWF w Warszawie

Od momentu wdrożenia QRmaint w naszej firmie program się rozwija – dostosowywane są funkcje pod specyfikę branży – np. harmonogram, którego nie było podczas wdrażania, a obecnie wygląda jak kalendarz w Google.

Jacek Turkowski

Koordynator ds. technicznego utrzymania nieruchomości

QRmaint Sp. z o.o. dała się poznać jako firma rzetelna, elastyczna oraz reagująca na pomysły i uwagi użytkowników. System ułatwia nam pracę, a jego funkcjonalności dokonywania zgłoszeń z zadowoleniem zostały przyjęte przez naszych klientów.

Sławomir Pinkowski

Prezes Zarządu

System QRmaint przyczynił się do wzrostu konkurencyjności naszych usług na rynku technicznej obsługi nieruchomości. Oprócz standardowych usług serwisowych dostarczamy naszym klientom narzędzie do szybkiego zgłaszania awarii oraz raportowania prac wykonywanych na nieruchomości.

Mateusz Czerwiński

Wdrożenie aplikacji QRmaint okazało się receptą na największe wyzwanie, jakim jest bieżąca naprawa szkód. Kolejnym krokiem wdrożenia będzie wykorzystanie jej do wsparcia pracy managerów zarządzających np. sprzątaniem mieszkań.

Paweł Migacz

Dyrektor zarządzający firmy

ozdoba

QRmaint system CMMS już od 29zł!

Testuj przez 14 dni za darmo!