Rozmowa z Sohbi Craft Poland

10 pytań do Arkadiusza Tetlocha i Bartosza Jankowskiego – Managerów Sekcji Utrzymania Ruchu i Innowacji w Sohbi Craft Poland Sp. z o.o.

Do czego wykorzystują Państwo system QRmaint?

A.T.: QRmaint System CMMS wykorzystujemy w głównej mierze do zarządzania zadaniami, których mamy wiele – setki miesięcznie. Aby skutecznie zarządzać zadaniami związanymi z przeglądami czy nowymi operacjami, potrzebowaliśmy oprogramowania, które nas „przypilnuje” i zgromadzi dane dotyczące realizowanych prac.

Jaka jest największa korzyść z wdrożenia QRmaint?

A.T.: Najważniejsze jest to, że moi pracownicy wiedzą, ile jest zadań do wykonania i jakie są priorytety. Technicy mają dostęp do zadań w czasie rzeczywistym. W zasadzie całkowicie wyeliminowaliśmy sytuacje, które występowały wcześniej: że pewne zadania zostają pominięte bądź zapomniane przez cały dział, którym zarządzam.

Z jakiej funkcji systemu korzystają Państwo najczęściej?

A.T.: Najczęściej korzystamy z magazynu części zamiennych do maszyn. Rozliczamy wykorzystanie części w zadaniach, system pilnuje stanów minimalnych, aby nie dopuścić do sytuacji, że mamy awarię, a w magazynie nie posiadamy części do danej maszyny. W magazynie ewidencjonujemy również materiały, za pomocą których usprawniamy maszyny bądź budujemy stanowiska do pracy. W tym przypadku również nie możemy dopuścić do sytuacji, że mamy pomysł usprawnienia, ale nie posiadamy dostępnego materiału i musimy czekać kilka dni na dostawę.

Kolejną funkcją są zadania cykliczne – obecnie nie musimy pamiętać, że co drugi dzień, raz na tydzień czy co miesiąc należy przeprowadzić przegląd urządzenia albo wykonać inne zadanie. Za pomocą zadań cyklicznych tworzymy również harmonogram spotkań stałych zespołu z wykorzystaniem wbudowanego kalendarza.

B.J.: Dla mnie najważniejszy jest harmonogram przeglądów – system w określonych przedziałach czasu sam generuje zadania.

A.T.: Szef nie musi być w pracy, a praca zostanie wykonana!

Co jest innowacyjne w systemie QRmaint?

A.T.: Aplikacja ma wiele funkcji: możemy między innymi śledzić przebieg realizacji zadania poprzez statusy, dodać elementy, które zużyliśmy przy realizacji, a system zaktualizuje stan magazynowy, znaleźć informację o czasie przestoju maszyny. Wszystko to w jednej aplikacji!

Kolejną innowacją jest możliwość korzystania z aplikacji zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i na tabletach lub smartfonach. Mamy dostęp do systemu wszędzie tam, gdzie jest dostęp do internetu.

Dlaczego wybrali Państwo system QRmaint, a nie inne rozwiązanie?

A.T.: Testowałem inne rozwiązania, ale większość realizowała jeden, określony cel, np. część z nich dawała jedynie możliwość nadzorowania zadań czy projektów, inne zaś umożliwiały tylko gospodarkę magazynową. W zasadzie trudno mi było znaleźć program do zarządzania parkiem maszynowym.

B.J.: Ja sprawdzałem inne systemy CMMS, ale większość oprogramowania dostępnego na rynku wymaga zakupu bardzo dużego modułu, który wspiera produkcję i wiele innych działów i niejako przy okazji zapewnia wsparcie utrzymania ruchu.

Ile czasu zajęło wdrożenie QRmaint?

B.J.: W zasadzie jeszcze nie skończyłem.

Ile trwało uruchomienie od momentu rozpoczęcia wprowadzania danych do chwili rozpoczęcia pracy w systemie?

B.J.: My rozpoczęliśmy pracę po mniej więcej tygodniu od rozpoczęcia wdrożenia. Najpierw musieliśmy dodać środki trwałe, aby była możliwość przypisania ich w zadaniu do realizacji. Obecnie pracujemy nad uzupełnieniem danych związanych z magazynem części zamiennych. Największym wyzwaniem jest zebranie danych dotyczących środków trwałych – czyli zapewnienie danych wejściowych.

A.T.: Sam program jest na tyle intuicyjny, że wystarczy pracownikowi raz pokazać, jak zgłasza się usterki, i nie ma on z tym problemu. Oczywiście, że im więcej wymagamy od technika, np. dodania środka trwałego czy części zamiennej, tym bardziej proces szkolenia się wydłuża, ale nadal przebiega bardzo szybko.

B.J.: Zgłaszanie awarii jest bardzo proste, operatorzy bez problemu potrafią je wyklikać w systemie, a technicy realizujący zadania również radzą sobie bardzo dobrze i wiedzą, co mają klikać. Aplikacja jest bardzo intuicyjna!

Jak przekonali Państwo pracowników do pracy w systemie?

B.J.: Na początku mieliśmy problemy z przekonaniem osób zgłaszających, natomiast osoby realizujące zadania nie miały żadnych problemów z używaniem systemu.

A.T.: Pracownicy zauważyli, że jeśli zależy im na szybkiej realizacji zgłoszenia, to znacznie lepiej zgłosić to przez aplikację niż pisać maila. Aby odczytać maila, jego adresat musi być obecny przy komputerze, a jeśli z jakichś powodów go nie ma, to zgłoszenie nie zostanie przekazane do realizacji. W przypadku aplikacji otrzymuję powiadomienie, że jest nowe zgłoszenie, i mogę w każdej chwili, np. będąc teraz na spotkaniu, przypisać osobę do realizacji zadania. Technik otrzyma powiadomienie i może od razu zareagować na zgłoszony problem.

Z jakich innych rozwiązań korzystali Państwo wcześniej?

B.J.: Wcześniej bazowaliśmy na mailach i telefonach, nie prowadziliśmy rejestru zadań.

A.T.: Ja nie lubię pisać w notatnikach czy na karteczkach, więc spisywałem zadania w Excelu. Musiałem to robić, gdyż było ich tak dużo, że niemożliwe byłoby, abym to wszystko pamiętał. Jednak problem polegał wówczas na tym, że spisane zadania były dostępne jedynie na moim komputerze. To wymagało ode mnie przesłania takiego pliku do zespołu albo wydrukowania arkusza i powieszenia na tablicy. Pracownicy nie wiedzieli, co mają realizować, dopóki nie otrzymali ode mnie pliku.

B.J.: Dziś na przykład moja szefowa poprosiła mnie o raport informujący, ile zadań zostało zleconych oraz ile zamkniętych. W systemie w szybki sposób wygenerowałem raport, który zawierał te dane. Wcześniej liczyliśmy zadania w Excelu i trwało to znacznie dłużej.

Jak oceniają Państwo współpracę i wsparcie ze strony QRmaint?

A.T.: Kontakt z działem IT QRmaint jest bardzo łatwy. Potrzeby, które zgłaszamy, są realizowane w różnych terminach, ale zdaję sobie sprawę, że jest to oprogramowanie, którego rozwój wymaga czasu. Jednak ramy czasowe, które proponuje QRmaint, są bardzo rozsądne i możemy trochę poczekać na rozwiązanie. Od momentu wdrożenia nie było żadnej awarii aplikacji, więc nie wiem, jak wyglądałaby obsługa w takiej sytuacji.