QRmaint pomaga zarządzać nieruchomościami

Krakowska firma FriendHouse Apartments wdrożyła niedawno i już chwali aplikację QRmaint. – Oszczędzamy czas i pieniądze, bo zarządzanie naprawami usterek i drobnymi remontami jest teraz o wiele sprawniejsze i szybsze – mówi Paweł Migacz – dyrektor zarządzający firmy.

Krótkoterminowy wynajem mieszkań – wyzwanie w zarządzaniu

Krakowska spółka FriendHouse Apartments działa od pięciu lat i jest dziś jedną z największych w Polsce firm zajmujących się krótkoterminowym wynajmem mieszkań. Zaczynała od wynajmu kilkunastu mieszkań, obecnie ma ich ponad 100, a do końca 2020 roku zmierza podwoić tę liczbę. Przy tak dużej liczbie lokali, które w dodatku są rozsiane na obszarze całego miasta, ogromnym wyzwaniem staje się kwestia remontów i szybkiego usuwania usterek spowodowanych ich użytkowaniem. Chodzi o komfort użytkowników i profesjonalny wizerunek właściciela.

– Kiedy mamy sto mieszkań, w których niemal codziennie mieszka ktoś inny, na porządku dziennym są dziesiątki usterek. Nie możemy pozwolić sobie na to, aby goście czekali na naprawienie kranu czy włącznika światła w łazience, dlatego organizacja pracy naszych konserwatorów jest kwestią kluczową – mówi Paweł Migacz – dyrektor zarządzający we FriendHouse Apartments.

Dlatego firma zdecydowała się niedawno na wdrożenie profesjonalnej aplikacji, która ma decydujący wpływ na oszczędność czasu wszystkich pracowników i zarządzanie ich pracą tak, by jak najsprawniej zapewnić przygotowanie lokali do wynajmu. 

– Wdrożenie aplikacji QRmaint okazało się receptą na największe wyzwanie, jakim jest bieżąca naprawa szkód. Kolejnym krokiem wdrożenia będzie wykorzystanie jej do wsparcia pracy managerów zarządzających np. sprzątaniem mieszkań. Testujemy też już ją pod kątem komunikacji z gośćmi. W jednym z budynków, w których wynajmujemy mieszkania goście mogą sami zgłaszać usterki, czy wszelkie niepokojące ich rzeczy za pomocą kodów QR – mówi Paweł Migacz.

Konserwatorzy mogą „złapać oddech”

Dzięki wdrożeniu QRmaint konserwatorzy firmy już w poniedziałek rano wiedzą co mają do zrobienia przez najbliższe dni, a pilne sprawy na bieżąco pojawiają się na ich indywidualnych kontach w aplikacji, którą obsługują z poziomu swoich smatrfonów. Każde zadanie ma przypisany status – zadanie w toku lub wykonane, dzięki czemu administracja firmy wie na jakim etapie jest naprawa usterki, że praca jest w toku i zna orientacyjny czas, kiedy zostanie zakończona. Jeśli naprawa nie jest ukończona, to wiadomo z jakiego powodu, bo konserwator wpisuje taką informację w systemie – np. ściana została zagipsowana i musi jeszcze podeschnąć przed malowaniem.

Dzięki QRmaint także samo zgłaszanie usterek jest tak proste, że może je robić każdy z pracowników, np. pracownice serwisu sprzątającego, które zazwyczaj pierwsze odkrywają, że w danym mieszkaniu coś się zepsuło lub zostało zepsute. Każdy lokal może być dokładnie opisany w aplikacji. Meble, sprzęty kuchenne, oświetlenie – wszystko, co może się zepsuć (każdy czajnik, lampka, krzesło) – otrzymują swój unikalny kod QR. Jeśli ktoś zauważy uszkodzenie, po prostu skanuje telefonem kod i usterka jest już zgłoszona do naprawy. Monter może planować swój dojazd na miejsce i naprawę. Dodatkowo dzięki systemowi, każdy pracownik, czy to monter, czy pani sprzątająca, widzi jaką pracę musi wykonać w danym mieszkaniu. Jest to zaznaczone i opisane w aplikacji. W ten sposób każdy lokal jest „zaopiekowany” indywidualnie.

Goście apartamentów nie zawsze zachowują się zgodnie z zasadami dobrego wychowania. Od czasu do czasu zdarza się, że celowo powodują szkody, czasem na tyle duże, że np. przekraczają znacznie koszt wynajmu. Pracownik zgłaszający usterkę może w takiej sytuacji również zrobić i przesłać zdjęcie zniszczeń. 

– Zdarzyło nam się zastać w apartamentach, w których ktoś nocował wyłamane nogi stołu, drzwiczki szafki, które „wypadły” z zawiasów, a nawet całkowicie zdewastowane wyposażenie. Takie sytuacje z QRmaint też są mniejszym problemem – opowiada Maciej Kaszuba, kierownik techniczny we FriendHouse Apartments. Zdjęcia natychmiast pokazują stan faktyczny, wiadomo co trzeba naprawić i jakich narzędzi do tego użyć. Od razu można też rozpocząć poszukiwania byłych lokatorów, żeby pociągnąć ich do odpowiedzialności za straty.

Czas w cenie

Dzięki aplikacji wszyscy oszczędzają też czas, bo dzwonienie i zgłaszanie usterek na recepcję nie jest już potrzebne, a dział techniczny sam może skoordynować swoją pracę. Ponadto, samodzielne zgłaszanie usterek przez serwis sprzątający bardzo odciąża recepcję.

– Wcześniej zdarzało się, że w ciągu kilkunastu minut dostawaliśmy kilkadziesiąt maili od lokatorów, którym trzeba było odpisać, potem zorganizować przyjazd technika i nierzadko materiały do jego pracy. Monterzy tracili czas na dojazdy, bo nie było łatwo skoordynować naprawy w różnych częściach miasta. Komunikacja odbywała się telefonicznie, ciągle coś było do ustalenia, panie sprzątające nieraz nie potrafiły dobrze opisać usterek i bywało, że monterzy jechali na naprawę bez potrzebnych materiałów. Wszystko trwało dwa razy dłużej – mówi Paweł Migacz. – Dziś to już przeszłość. Komfort naszej pracy podniósł się niesamowicie. 

Dostęp do aplikacji mają wszyscy członkowie zespołu – w sumie około 30 osób – dział techniczny, sprzątający, recepcja i dyrektor firmy, który również może dodawać swoje uwagi w aplikacji. Łatwe logowanie, intuicyjny interfejs i prostota w zgłaszaniu usterek stają się kluczowe, kiedy wielu pracowników w firmie jest w wieku 50+, czy niezbyt dobrze zna język Polski. Nawet panie, które są rodowitymi Rosjankami czy Ukrainkami mogą korzystając z aplikacji zgłosić usterkę. Wystarczy, że zeskanują kod i zrobią zdjęcie.

– O tym jak intuicyjny jest to system najlepiej świadczy fakt, że szkolenie z niego trwa jakieś pół godziny. Pan Mieczysław – nasz 71-letni konserwator, opanował działanie apki QRmaint w dwa dni! – dodaje Maciej Kaszuba.

Nie ma powrotu do starego

Dyrektor Zarządzający FriendHouse Apartments dodaje, że nie chciałaby już wrócić do systemu, z którego wcześniej korzystał.

– Używaliśmy tabelek w arkuszu Google, co przy kilkunastu użytkownikach, na co dzień nie mających styczności z komputerem, powodowało wiele błędów przy wprowadzaniu danych. Codziennie zajmowaliśmy się też aktualizacją danych i ustalaniem grafiku, co tworzyło wiele kolejnych, niepotrzebnych arkuszy. I co najgorsze – plik bardzo długo się ładował. Traciliśmy czas i pieniądze – mówi Paweł Migacz.

Dziś rzeczywistość w firmie wygląda zgoła inaczej. Prostota aplikacji daje kadrze zarządzającej firmy spokój, że pracownik poradzi sobie i będzie wiedział co ma robić – do poziomu kalendarza, gdzie jest zapisany grafik, wystarczą dwa kliknięcia. Dzięki korzystaniu z grafików obsługa recepcji nie musi dzwonić i pytać pań sprzątających, czy dany pokój jest gotowy na wejście nowych gości. Teraz wystarczy rzut oka na aplikację.

Wyzwania dla zespołu QRmaint

To właśnie współpraca z klientem, który ma specyficzne zapotrzebowanie, sprawia, że możemy dostosować działanie aplikacji indywidualnie do potrzeb i jak najbardziej jest to możliwe. We współpracy z Friendhouse Apartments wyzwaniem było, czy system się sprawdzi w przypadku codziennych zmian i uaktualnień związanych z krótkoterminowym wynajmem. Okazało się, że wyszło to bardzo dobrze i teraz wiemy, że system sprawdzi się w branży hotelarskiej i wynajmu nieruchomości – podsumowuje Daniel Kiełbowicz, Key Account Manager w QRmaint

Ciągle pracujemy nad rozwojem aplikacji QRmaint aby spełnić wymagania naszych klientów. Jeśli masz pomysł w jaki sposób chciałbyś wykorzystywać nasz system CMMS a nie znalazłeś takiej funkcjonalności – napisz do nas – kontakt@qrmaint.com