Jakie są główne czynniki mające wpływ na wskaźniki realizacji zadań prewencyjnych w zakładach produkcyjnych?

Skuteczność działów utrzymania ruchu można dokładnie ocenić na podstawie ich zdolności do wykonywania zaplanowanych zadań związanych z prewencyjnym utrzymaniem ruchu. Kluczowym wskaźnikiem, zaadaptowanym z amerykańskiej skali PMC (Preventive Maintenance Compliance), jest wskaźnik prezentujących odsetek ukończonych zadań prewencyjnych.

Wskaźnik ten, wraz z innymi, takimi jak wskaźnik udziału prewencji, czy wskaźnik terminowości prewencji zapewnia kompleksowy obraz efektywności działu utrzymania ruchu.

Jednak to wskaźnik realizacji zaplanowanych działań prewencyjnych służy jako podstawowa miara efektywności zespołu ds. utrzymania ruchu. Potwierdza to fakt, że był też często wykorzystywaną miarą przez naszych konsultantów, którzy przez 20 lat zdobywali doświadczenie w branży UR.

Czynniki takie jak nieodpowiednie planowanie, niewystarczające zasoby i kwestie ustalania priorytetów mogą znacznie obniżyć te wskaźniki, prowadząc do przedłużających się przestojów sprzętu i zwiększonych kosztów produkcji. Szczególnie w branżach takich jak produkcja żywności, gdzie przestoje są niezwykle kosztowne, stąd wykorzystanie tych wskaźników wydajności jest niezbędne.

W tym artykule przyjrzymy się bliżej obliczaniu wskaźników realizacji zaplanowanych działań prewencyjnych. Rozumiejąc te czynniki, kierownicy ds. utrzymania ruchu, brygadziści mogą wdrożyć strategie mające na celu poprawę jakości realizacji zadań prewencyjnych i zminimalizowanie przestojów sprzętu.

Czym jest stopień realizacji zadań prewencyjnych?

Stopień realizacji zadań prewencyjnych (ang. Preventive Maintenance Compliance) to  podstawowy wskaźnik działów utrzymania ruchu. Odnosi się do zadań prewencyjnych, brygady prewencyjnej i jakości planowania zadań prewencyjnych. Jego głównym założeniem jest kalkulacja procentowa ilości wykonanych zadań prewencyjnych w stosunku do zaplanowanych zadań prewencyjnych w danym przedziale czasu.

Stopień realizacji zadań prewencyjnych obliczamy ze wzoru:

Stopień realizacji zadań prewencyjnych = liczba wykonanych zadań prewencyjnych (w konkretnym przedziale czasu) / liczba zaplanowanych zadań prewencyjnych (w konkretnym przedziale czasu) * 100%

Przykład kalkulacji stopnia realizacji zadań prewencyjnych

W tygodniu 23 w jednym z zakładów produkcyjnych zaplanowano 33 zadania prewencyjne. Każde z zadań zostało wygenerowane na podstawie wcześniej ustalonych szablonów zadań prewencyjnych w systemie CMMS. Mając do dyspozycji dane z systemu CMMS, brygadzista UR, odpowiedzialny za realizacje zadań prewencyjnych, potwierdził z działem produkcji możliwość udostępnienia maszyn i ustalił konkretne terminy wykonywanych zadań prewencyjnych. Podczas konsultacji, brygadzista produkcyjny dokonał drobnej zmiany w harmonogramie produkcji. W rezultacie, okazało się, że wszystkie wygenerowane wcześniej zadania prewencyjne na tydzień 23 mogą zostać wykonane bez przeszkód.

Po ustaleniach z działem produkcyjnym, brygadzista UR przydzielił zadania prewencyjne do techników operacyjnych pracujących bezpośrednio przy maszynach.

Po zakończonych pracach, podczas analizy danych za tydzień 23, okazało się, że 30 zadań prewencyjnych zostało wykonanych i ich status jest zamknięty. Trzy zadania prewencyjne z tygodnia 23 nie zostały zamknięte. W tych zadaniach nie wszystkie punkty listy kontrolnej zostały wykonane i potwierdzone w systemie CMMS przez technika.

Kalkulacja stopnia realizacji zadań prewencyjnych wygląda następująco:

Liczba zaplanowanych zadań prewencyjnych na tydzień 23: 33

Liczba zadań prewencyjnych wykonanych w tygodniu 23: 30

Stopień realizacji zadań prewencyjnych = 30/33*100% = 91%

Analiza niewykonanych zadań z systemem CMMS

Zadanie 1

Dzięki systemowi CMMS, brygadzista UR miał bezpośredni dostęp do pełnych danych na temat pominiętych punktów odpowiadających niewykonanym lub częściowo zrealizowanym zadaniom. Przy jednym z niewykonanych zadań, technik UR zostawił notatkę mówiącą o tym, że komponent maszyny podlegający okresowej kontroli wymaga wymiany, ale w magazynie nie ma aktualnie dostępnych części.

Okazało się to na tyle ważne, że z aplikacji mobilnej można było automatycznie określić nie tylko przyczynę niezrealizowanego zadania ale również zrealizować kolejne kroki, takie jak zgłoszenie zapotrzebowania na części zamienne. Ponieważ, system CMMS był zintegrowany z magazynem części zamiennych, pracownicy magazynu mogli dostać informacje i złożyć zamówienie na potrzebną cześć u dostawcy.

Zadanie 2

Przy innym zadaniu, technik nie posiadał potrzebnego urządzenia do mierzenia parametrów instalacji elektrycznych, aby wykonać czynności pomiarowe na ograniczniku przepięć. Przyczyną niedostępności był to, że urządzenie aktualnie było wykorzystywane przez pracowników na innej hali produkcyjnej.

Dzięki systemowi CMMS można było zgłosić również niedostępność urządzeń pomiarowych jako narzędzia niezbędnego do wykonania zadania. Mając wiedze o tym, gdzie aktualnie znajduje się urządzenie do pomiarów, brygadzista mógł przekazać aktualnym użytkownikom urządzenia w innej hali produkcyjnej zapotrzebowanie na nie w swoim dziale UR.

Zadanie 3

Przy trzecim niezrealizowanym zadaniu, technik UR nie pozostawił żadnej notatki. Niemniej, dzięki systemowi CMMS, brygadzista UR miał możliwość zweryfikowania konta technika UR w aplikacji CMMS. Wówczas, mając pełne dane na temat pracownika, mógł bez problemu dotrzeć do osoby odpowiedzialnej za zadanie i zasięgnąć informacji, które bezpośrednio pomogą określić przyczynę niezrealizowanego zadania.

Czym jest procentowy wskaźnik udziału prewencji?

Procentowy wskaźnik udziału prewencji, czyli z ang.: Planned Maintenance Percentage (PMP), to stosunek czasu poświęconego na wykonywanie zadań prewencyjnych do czasu realizacji wszystkich aktywności utrzymania ruchu w danym okresie. Wskaźnik ten pokazuje udziału prewencji we wszystkich zadaniach realizowanych przez dział utrzymania ruchu.

Naturalnym jest, że lepiej jest wykonywać planowe zadania niż ciągle „gasić pożar” podczas usuwania awarii, dlatego dążymy do tego by ten wskaźnik był jak najwyższy.

Wskaźnik udziału prewencji obliczamy ze wzoru:

Wskaźnik udziału prewencji = Całkowity czas poświęcony na realizacje zadań prewencyjnych (w konkretnym przedziale czasu) / Całkowity czas poświęcony na realizacje wszystkich zadań UR (w konkretnym przedziale czasu) *100%

Przyklad obliczenia wskaźnika udziału prewencji w tygodnia 23:

Całkowity czas poświęcony na realizacje zadań prewencyjnych w tygodniu 23 – 230 godzin

Całkowity czas poświęcony na realizacje zadań nieplanowanych w tygodniu 23 – 66 godzin

Wskaźnik udziału prewencji = 230/(230+66) * 100% = 77,7%

Każda branża będzie rządzić się innymi prawami, ale punktem wyjściowym i akceptowalną wartością wskaźnika udziału prewencji jest 80%. Jako przykład, gdzie wskaźnik ten może osiągać wyższe wartości będzie utrzymanie infrastruktury w budynku. W tych okolicznościach, częstotliwość awarii jest stosunkowo niższa niż maszyn w hali poprodukcyjnej, a obliczenie  procentowego wskaźnika planowanych zadań prewencyjnych jest łatwiejsze. Jest tak dlatego, ponieważ duża cześć urządzeń podlega jedynie sezonowym przeglądom, a ich awaryjność jest względnie mniejsza od maszyn na produkcji. Oczywiście końcowa ocena zależy od indywidualnego podejścia do planowania zadań prewencyjnych.

Czym jest wskaźnik terminowości prewencji?

Wskaźnik terminowości prewencji pokazuje w jakim stopniu przestrzegane są harmonogramy zadań prewencyjnych. Jeśli doprowadzimy do sytuacji, że ilość zaległych zadań prewencyjnych będzie rosła, trudno nam będzie zdecydować, którymi zaległymi zadaniami prewencyjnymi mamy się zająć w pierwszej kolejności. Należy pamiętać, że wskaźnik ten nie bierze pod uwagę krytyczności zadań, czy urządzeń których zadania prewencyjne dotyczą co może być mylące. Warto jednak śledzić ten wskaźnik by w chwili jego wzrostu trendu przy jednoczesnym pogorszeniu innych wskaźników dla danego urządzenia, np. MTTR, czy MTBF w trybie pilnym opracować plan naprawczy.

Wskaźnik terminowości prewencji obliczamy ze wzoru:

Wskaźnik terminowości prewencji = (ilość dni ukończenia prewencji po terminie + czasookres wykonania zadania prewencyjnego (w dniach)) / czas wykonania zadania prewencyjnego (w dniach) * 100%

Przykład obliczenia wskaźnika terminowości prewencji dla maszyny blistrującej:

W tygodniu 22 maszyna blistrująca miała zaplanowane do wykonanie dwa zadania prewencyjne: miesięczne i kwartalne. Oba zadania nie zostały wykonane i w tygodniu 23 mają opóźnienie w realizacji 4 dni.

Wskaźnik terminowości prewencji dla zadania miesięcznego = (4+31) / 31 *100 % = 113 %

Wskaźnik terminowości prewencji dla zadania kwartalnego = (4+91) / 91 *100 % = 104 %

Z obliczeń wynika, że w pierwszej kolejności brygada prewencyjna powinna zająć się zadaniem miesięcznym a dopiero później zadaniem kwartalnym.

Wskaźnik terminowości prewencji można również obliczać dla grupy urządzeń, obszarów produkcyjnych lub całego zakładu produkcyjnego. Wtedy warto śledzić trend i dążyć do tego by był on jak najniższy.

Główne czynniki mające wpływ na wskaźnik realizacji zaplanowanych działań prewencyjnych

Brak odpowiedniego systemu planowania zadań

• Niewystarczający czas na realizację zadań – Brak buforu czasowego ogranicza możliwość dobrego przygotowania. Planowanie zadań bez odpowiedniego okresu wyprzedzenia zakłóca cykl prowadzonych aktualnie operacji, które mogą kolidować z innymi zadaniami oraz powodować problemy z dostępem personelu, narzędzi i części zamiennych.
• Konflikt z harmonogramem produkcji – Brak koordynacji z produkcją może prowadzić do kolizji z harmonogramami produkcji. Ponadto, może być też przyczyną opóźnień w dostępie do sprzętu z powodu źle poinformowanych operatorów maszyn.

Ograniczenia zasobów

• Niewystarczająca liczba pracowników – W wielu przypadkach, brygadzista może napotkać problem z dostępem do zasobów ludzkich, czyli techników UR, elektromechaników, inżynierów. Niewystarczająca liczba pracowników może opóźnić lub uniemożliwić wykonanie zadań prewencyjnych.
• Niewykwalifikowany personel – Nie jest tajemnicą, że przeszkolenie pracowników wymaga czasu, a sam dostęp do doświadczonych techników UR jest mocno ograniczony. Przydzielanie techników bez wymaganych umiejętności może prowadzić do niekompletnych lub nieefektywnie wypełnianych zadań.

Problemy z określaniem priorytetów zadań

• Wysoka koncentracja na zdaniach reaktywnych: Realizacja zadania prewencyjnego jest tak samo ważna jak szybkie usuniecie awarii. Niewykonanie zadania prewencyjnego pociągnie za sobą kolejne awarie. Ma to wpływ na całokształt realizacji planów prewencyjnych i zmiany w harmonogramie z uwagi na to, że technicy utrzymania ruchu są często odciągani od zaplanowanych prac prewencyjnych, aby zająć się pilnymi sytuacjami awaryjnymi.

Widoczne niedociągnięcia w zarządzaniu zapasami

• Niedobór części zamiennych: Niedostępność niezbędnych części zamiennych może znacznie opóźnić realizację zadań prewencyjnych

Błędy w raportowaniu i przekazywaniu informacji zwrotnych

• Błędy w raportowaniu bieżących zadań, które są podstawą do opracowania trendu np. częstotliwości występowania konkretnych zdarzeń (PARETO) mogą dać fałszywy obraz. To właśnie prawidłowe raportowanie pracy techników jest bazą do wyciągnięcia danych na podstawie, których możliwe jest opracowanie, optymalizacja i modyfikowanie zadań prewencyjnych.

Jak zapobiegać zaniżonym wskaźnikom realizacji zaplanowanych działań prewencyjnych?

Pracując nad poprawą wskaźnika realizacji zadań prewencyjnych zwróć uwagę na:

1. Odpowiednie planowanie – ustawiając harmonogram zadań prewencyjnych (SCH, work order template) w systemie CMMS zwróć uwagę by zadania prewencyjne generowały się z odpowiednim wyprzedzeniem. Na przykład, zadania prewencyjne miesięczne z 7-dniowym wyprzedzeniem a zadania prewencyjne roczne z 14-dniowym wyprzedzeniem; po wygenerowaniu zadań prewencyjnych omawiaj swoje potrzeby wejścia na maszyny z użytkownikiem maszyn; dział produkcji musi być świadomy o konieczności wykonania zadań prewencyjnych i powinien tak ustawić plan produkcyjny by udostępnić służbom UR maszynę na czas wykonywania prewencji
2. Zasoby – jako brygadzista UR zadbaj by na czas zaplanowanej prewencji mieć do dyspozycji odpowiednią liczbę pracowników; jeśli będzie konieczność zwróć uwagę na rodzaj zadań i zadbaj by na czas realizacji zadań prewencyjnych był dostępny elektryk, mechanik, czy automatyk. Przydzielanie zadań pracownikom możesz łatwo śledzić za pomocą systemu CMMS i harmonogramu zadań. Ponadto, system CMMS umożliwia przepisywanie zadań w czasie rzeczywistym w przypadku wystąpienia awarii i usterek (sprawdź video: Czym jest system CMMS: praktyczne zastosowanie na linii produkcyjnej (youtube.com)).
3. Priorytet – zadbaj by realizacja zadania prewencyjnego miała równie wysoki priorytet jak szybkie usuwanie awarii; często zdarza się, że technik wykonujący zadanie prewencyjne jest odrywany i kierowany do prac związanych z usuwaniem awarii. Pamiętaj, że to nie jest najlepsze rozwiązanie; weź pod uwagę utworzenie odrębnej brygady prewencyjnej. Idealne rozwiązanie to oddzielna brygada prewencyjna z niezależnym brygadzistą odpowiedzialnym za realizacje zadań prewencyjnych. Dzięki funkcją systemu CMMS możesz tworzyć odrębne zespoły i przypisywać im ściśle określone zdania, również te, które wymagają pilnego usunięcia usterek.
4. Części zamienne – z odpowiednim wyprzedzeniem sprawdź dostępność w magazynie i ewentualnie zamów części zamienne niezbędne do realizacji zadań prewencyjnych. Mając do dyspozycji system CMMS zintegrowany z magazynem części zamiennych, jesteś w stanie zaplanować wykorzystanie części z wyprzedzeniem oraz zarezerwować ich pobranie z magazynu do realizacji określonych zadań prewencyjnych.
5. Raportowanie – śledź trend stopnia realizacji zadań prewencyjnych i dziel się nim z przełożonymi, działem produkcji, innymi działami, a przede wszystkim, z technikami wykonującymi zadania prewencyjne bezpośrednio przy maszynie. Jeżeli wskaźnik nie osiągnie odpowiedniego target’u, opracuj plan naprawczy, który powinien zostać wdrożony jako standard, że jeżeli coś jest „pod kreską” to musimy znać powód i odpowiednio reagować; Dlatego, rozważ ustalenie premii dla brygady prewencyjnej za terminowe wykonywanie zadań prewencyjnych i wysoki wskaźnik realizacji zadań prewencyjnych. Czas realizacji zadań możesz śledzić w systemie CMMS, dzięki czemu masz dostęp do dokładnych informacji o pracy całego działu UR.
6. Ciągłe doskonalenie – zadania prewencyjne powinny ewoluować; na podstawie zaleceń producenta urządzenia ustalasz harmonogram i listę kontrolną czynności do wykonania podczas prewencji; wykorzystując doświadczenie, jak również historie awarii i opinie techników optymalizuj (oczywiście rozsądnie) lub dodawaj czynności, które będą miały wpływ na awaryjność, bezpieczeństwo i wydajność pracy maszyny. Analizując dane zgromadzone w systemie CMMS takie jak ilość awarii, czas przestojów, czy powody wystąpienia awarii opracujesz pareto problemów, które wskaże podzespoły do objęcia szczególną kontrolą podczas opracowywania planu prewencyjnego.

Podsumowanie: uzyskaj lepsze wskaźniki prewencji z CMMS

Niski wskaźnik realizacji zaplanowanych działań prewencyjnych prowadzi do częstszych przestojów sprzętu. W tekście przeanalizowaliśmy czynniki wpływające na wskaźniki realizacji zadań prewencyjnych z szczegółowym uwzględnieniem roli systemu CMMS w tym procesie.

Korzyści z CMMS, o których wspomniano, obejmują lepsze planowanie i zarządzanie zasobami, czy też płynniejsze wykonywanie zadań i raportowanie. Oczywistym przykładem podanych wyżej korzyści jest też proaktywna identyfikacja potencjalnych problemów.

W gruncie rzeczy, CMMS ma kluczowe znaczenie dla poprawy wskaźników realizacji zadań prewencyjnych. Sprawdź przykłady naszych wdrożeń dla największych firm w Polsce z branży produkcji, logistyki, czy nieruchomości. Skontaktuj się z nami już dziś, aby umówić się na konsultację i dowiedzieć się, w jaki sposób nasi eksperci mogą pomóc w optymalizacji programu prewencyjnego utrzymania ruchu.