Kaizen w zakładach produkcyjnych

Lean management czyli „szczupłe” zarządzanie to wywodząca się z Japonii metodologia zarządzania, mająca na celu poprawę jakości produktu przy jednoczesnym obniżaniu kosztów wytwarzania. Dąży do tego poprzez eliminowanie wszystkiego, co nie podnosi jakości produktu. Jednym z istotnych elementów tej metodologii jest kaizen.

Czym jest kaizen?

Kaizen to filozofia życia. Kai – zmiana, Zen – lepsze. Zmiana na lepsze. Tym co szczególnie charakteryzuje kaizen jest fakt, że zmiana następuje powoli, ale systematycznie. Rezygnuje się z dokonywania rewolucji na rzecz wielu drobnych ulepszeń, które w dłuższej perspektywie dają widoczne i trwałe efekty.

Duże zmiany, oprócz tego, że wiążą się z ryzykiem niepowodzenia, często spotykają się z niechęcią człowieka. Ludzie nie lubią radykalnych zmian, które wymagają modyfikacji wyrobionych nawyków i przyzwyczajeń. Dużo lepiej jest poruszać się małymi kroczkami, ale stale do przodu.

Kaizen w zakładzie produkcyjnym

Kaizen z uwagi na wiele następujących po sobie drobnych zmian jest lepiej przyjmowane przez ludzi, szczególnie kiedy pracownik widzi tego pozytywne efekty. Metoda małych kroków pozwala również na systematyczne korygowanie działań – zgodnie z stosowaną w lean management zasadą 5S.

Aby być skutecznym, kaizen musi stanowić proces ciągły. Jest to systematyczna praca nad poprawą ogólnej kultury pracy w zakładzie. Bardzo ważne jest przy tym zaangażowanie nie tylko pracowników, ale całej kadry zarządzającej. Brak zaangażowania ze strony kadry zniechęca pracowników do włączania się w ten proces.

Prostym przykładem ulepszania procesu zgodnie z kaizen może być tzw. „tablica cieni”. W trakcie przezbrajania maszyn pojawiał się problem tracenia czasu na szukanie odpowiednich narzędzi. Szczególnie kiedy z jednego zestawu korzystało wielu mechaników. Z tego powodu wydłużał się czas przezbrajania. Pracownicy zwracali na to uwagę i z ich strony padła propozycja, aby na tablicy narzędziowej oznaczyć miejsca poszczególnych narzędzi odpowiadającymi im konturami. W ten sposób mechanik przezbrajający maszynę bez szukania widzi, gdzie powinno się znajdować dany przyrząd. Narzędzie od razu wraca na swoje miejsce, a jego ewentualny brak jest natychmiast widoczny. W efekcie osiągnięto skrócenie czasu przezbrojeń maszyny. Koszt wprowadzenia takiej zmiany jest znikomy, a wygoda dla pracownika zachęca go do dostosowania się do takiej zmiany.

Zmiana z punktu widzenia zarządzania całym zakładem wydaje się bez znaczenia. Jednak suma wielu takich ulepszeń powoduje łagodne i co najważniejsze – ciągłe poprawianie jakości pracy ludzi, a dalej obniżanie kosztów i podnoszenie jakości produktu końcowego, przy jednoczesnym ograniczaniu marnotrawstwa (jap. muda).

System sugestii pracowniczych

Element kaizen, który umożliwia pracownikom zgłaszanie propozycji zmian związanych bezpośrednio z ich pracą, a które według nich powinny ułatwić im jej wykonywanie. Działa to zazwyczaj na zasadzie skrzynki, do której można wrzucić kartkę z propozycją ulepszenia jakiegoś procesu. Można do tego wykorzystywać przygotowane formularze. Co ważne musi to być zrobione w sposób zachęcający do korzystania. Formularz musi być prosty i przejrzysty, tak aby jego wypełnienie nie stanowiło problemu dla pracownika i nie było czasochłonne.

Aby system sugestii pracowniczych był skuteczny musi być spełniony kluczowy warunek. Pomysły zgłaszane przez pracowników powinny być w miarę możliwości wdrażane. Tylko wtedy będą oni widzieli sens angażowania się w takie działania. W przeciwnym razie szybko zrezygnują z korzystania z tej możliwości. Siłą tego narzędzia jest pokazanie pracownikom, że mają realny wpływ na działanie zakładu i zmiany w jego funkcjonowaniu, a także na jakość własnej pracy.

Dlaczego spostrzeżenia pracowników są takie ważne? Ponieważ żaden manager nie jest w stanie w sposób teoretyczny wymyślić tego, co bezpośrednio widzi pracownik wykonujący swoje zadania w praktyce. Pracownik wie najlepiej, co utrudnia jego pracę i to on jest w stanie zaproponować najlepsze rozwiązania. Rozwiązania proste, a przy tym – skuteczne. Zadaniem managera jest tylko umożliwienie wdrożenia w życie takich elementarnych ulepszeń w skali całego zakładu.

CMMS a kaizen

Systemy CMMS są świetnym narzędziem ułatwiającym praktyczne stosowanie kaizen. Ponieważ z założenia służą poprawie komunikacji między gniazdem produkcyjnym, brygadzistą, a kierownictwem, a także pozwalają na zbieranie danych o stanie urządzeń i ich przeglądach, to mogą być również źródłem informacji o powtarzających się problemach. Tym samym mają wpływ na takie modyfikowanie procedur, aby bez dużych nakładów systematycznie poprawić jakość funkcjonowania poszczególnych procesów. Odpowiednie wykorzystanie informacji z takiego narzędzia może być sposobem na zgodne z ideą kaizen wprowadzanie optymalnych zmian w zakładzie.

O czym warto pamiętać?

Mimo niewątpliwych zalet wynikających ze stosowania kaizen należy wystrzegać się, aby nie patrzeć na kaizen z perspektywy jedynie tabelek z liczbami. W wielu zakładach można się spotkać z bezrefleksyjną metodą optymalizacji kosztów poprzez odgórne określenie, o ile procent w każdym roku mają zostać ograniczone określone koszty. Powoduje to nienaturalne wymuszanie na pracownikach skracania czasu wykonywanych czynności, ograniczanie nakładów na narzędzia i materiały, sztuczne upraszczanie procesów bez uwzględnienia ich efektów. To z kolei w rzeczywistości powoduje spadek jakości produktu, a nie jego poprawę i – pomimo pewnych wspólnych cech – absolutnie nie jest to kaizen. Zamiast zachęcać pracowników do współdziałania powoduje ich opór, a ograniczenia w materiałach i narzędziach powodują jedynie wzrost marnotrawstwa.

Dlatego kaizen należy traktować jako proces organiczny, polepszanie kultury pracy przy równym zaangażowaniu wszystkich pracowników i kadry kierowniczej, a nie jednostronne, odgórne decyzje dyrekcji.

Podsumowanie

Każdy zakład produkcyjny, aby dobrze funkcjonować musi myśleć o systematycznym doskonaleniu. Aby poprawa procesów była skuteczna, muszą w nią być zaangażowani wszyscy pracownicy. Tylko w ten sposób firma może poprawiać swoją pozycję na rynku. Dobre wdrażanie kaizen jest sprawdzoną drogą do sukcesu, a jak mawiają w Toyota Motors – „dzień bez kaizen jest dniem straconym”.