Dokumentacja techniczna i obieg dokumentów z CMMS

Zarządzanie dokumentacją techniczną jest integralną częścią procesów w firmie produkcyjnej. Musimy pamiętać, że dokumentacja techniczna maszyn, urządzeń i instalacji infrastruktury jest niezwykle ważnym narzędziem pracy technika utrzymania ruchu. Każdy pracownik działu utrzymania ruchu, niezależnie od tego, czy jest technikiem, specjalistą czy inżynierem, jest bezwzględnie zobowiązany do obsługi maszyn zgodnie z dokumentacją techniczną.

W tym artykule poznasz przepisy, które określają dostęp do dokumentacji technicznej, czy instrukcji wielostanowiskowej maszyn wykorzystywanych do produkcji w przedsiębiorstwie. Wyjaśniamy działanie systemu CMMS, którego funkcje wspierają elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Dowiesz się, jak sprawnie wspomóc zarządzanie parkiem maszynowym w przedsiębiorstwie poprzez oprogramowanie CMMS, które pełni funkcje systemu do zarządzania dokumentacją techniczną w organizacji. Sprawdź jakie benefity wiążą się z wykorzystaniem CMMS oraz jego integracją.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko wykorzystanie oprogramowania i cyfryzacja, to również opracowanie, kontrola, autoryzacja, publikacja i na samym końcu udostępnienie w wersji elektronicznej. Proces ten polega na konwersji papierowej dokumentacji technicznej lub instrukcji pracy do wersji cyfrowej, a następnie udostępnieniu dokumentów pracownikom firmy. Jest to właściwie jeden z elementów obiegu dokumentów, gdyż samo pojęcie można zastosować w znacznie szerszym zakresie do obiegu dokumentów finansowych, umów, kontraktów i wielu innych.

Skupiając się na elektronicznym obiegu dokumentów w firmie produkcyjnej, w tym przypadku firmy wykorzystują cyfrowy system do zarządzania dokumentami lub oprogramowanie na bazie systemu DMS (ang. Document Management System). W wielu obszarach, wykorzystują do tego system CMMS, który zawiera funkcje pozwalające na bezpośrednią digitalizację dokumentów technicznych związanych z maszynami, ich obsługą i utrzymaniem. Funkcjonalność ta jest najczęściej wykorzystywana przez dział utrzymania ruchu w przedsiębiorstwie.

Istnieje wiele powodów, dla których firmy produkcyjne korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Główne powody korzystania z dokumentów cyfrowych w firmie są związane z kilkoma głównymi aspektami, prowadzącymi do osiągnięcia określonych celów:

Redukcja ilości dokumentów drukowanych

Dzisiejsze firmy generują ogromne ilości dokumentów. To powoduje, że trudności w ich przechowywaniu, zarządzaniu i wyszukiwaniu są naprawdę duże. EOD umożliwia efektywne zarządzanie dużymi zbiorami dokumentów w formie cyfrowej.

Większa wydajność operacyjna

Procesy w przedsiębiorstwie, które funkcjonują w oparciu o dokumenty papierowe są czasochłonne i podatne na błędy manualne. Nie bez znaczenia jest fakt, że dokładność ręcznego wypełniania dokumentów, raportów, list kontrolnych, ręcznego przekazywania instrukcji, powoduje bardzo wiele błędów, których przyczyną jest ludzka niedokładność lub nieuwaga. Automatyzacja i cyfryzacja dokumentów przyspiesza przepływ pracy, minimalizuje błędy i usprawnia procesy biznesowe.

Wdrażanie pracy zdalnej i mobilności

W dobie globalizacji i pracy zdalnej dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca jest niezbędny. System CMMS wyposażony w EOD umożliwia pracownikom zdalny dostęp do dokumentów i współpracę w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca. Ma to szczególne zastosowanie dla UR, gdzie obszar działania może przekraczać tysiące metrów kwadratowych lub być podzielony na kilka hal produkcyjnych.

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów oferują zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie, czy kontrola dostępu. Dostarcza również, szerszy i łatwiejszy dostęp dla większego grona pracowników do kluczowych dokumentów. Ponadto, system CMMS wyposażony w funkcję EOD ułatwia zachowanie zgodności z wymogami prawnymi i regulacjami przepisów. Warto wymienić w tym miejscu Kodeks Pracy czy dyrektywe maszynową 2006/42/WE.

Niskie koszty

Przechowywanie i zarządzanie dokumentami papierowymi generuje znaczne koszty. Ma to związek z zakupem papieru, przechowywaniem i dystrybucją. Są to koszty, które w skali roku mogą sięgać kilkunastu tysięcy złotych w dużym przedsiębiorstwie.

Zarządzanie dokumentacją techniczną z CMMS

Sposób, w jaki firmy produkcyjne zarządzają dokumentacją techniczną, zależy od poziomu zaawansowania technicznego organizacji. Wiele firm polega na dokumentacji papierowej, która, jak wspomniano powyżej, jest bardzo nieefektywna.

Firmy, które wdrożyły system CMMS umożliwiający zarządzanie dokumentacją techniczną mają znacznie większe możliwości. Doskonałym przykładem wykorzystania systemu CMMS z zarządzaniem dokumentacją techniczną może być praca działu utrzymania ruchu.

Nowoczesne systemy CMMS mogą być oparte o system przywoływania ANDON. W przypadku awarii maszyny na linii produkcyjnej, operator maszyny zgłasza awarię i wzywa pracownika działu utrzymania ruchu. W tym celu korzysta z panelu HDMI lub tabletu zamontowanego przy linii produkcyjnej, gdzie dostępne są funkcje zintegrowanego systemu CMMS. Wybiera odpowiednie opcje w interfejsie aplikacji CMMS i wzywa technika UR.

Technik UR przybywa na miejsce awarii maszyny. Korzystając z urządzenia mobilnego CMMS, skanuje kod QR na linii produkcyjnej, a system automatycznie identyfikuje przypisane do niego zadania na wczesnym etapie. Co więcej, dzięki zapisanym danym urządzenia, technik może automatycznie uzyskać dostęp do pełnej dokumentacji technicznej urządzenia. Dzięki temu ma wszystkie informacje potrzebne do przeprowadzenia naprawy zgodnie ze specyfikacją urządzenia.

Dostęp do instrukcji dla operatorów maszyn

W pewnych okolicznościach operatorzy maszyn mogą również uzyskać dostęp do instrukcji stanowiskowych, 5S, BHP czy kontroli jakości z poziomu systemu CMMS. W większości zakładów produkcyjnych instrukcje stanowiskowe i dostęp do nich z poziomu systemu CMMS mogą być kluczem do bezpiecznej i wydajnej pracy maszyny. System CMMS może zapewnić łatwy dostęp do nich za pośrednictwem kodów QR umieszczonych na stacjach roboczych.

W innych przypadkach użytkownicy maszyn mogą uzyskać dostęp do aplikacji CMMS i instrukcji obsługi z panelu operatora HDMI lub tebletu zainstalowanego przy linii produkcyjnej. W ten sposób system CMMS nie tylko zapewnia zgodność z przepisami, ale także poprawia bezpieczeństwo i produktywność, przyczyniając się do sukcesu organizacji.

Dyrektywa maszynowa i przepisy prawne

Dyrektywa maszynowa to rozporządzanie w sprawie zasadniczych wymagań dla maszyn. Obowiązek stosowania się do dyrektywy maszynowej 2006/42/WE (obowiązuje od 29.12.2009) dotyczy zarówno producentów jak i użytkowników maszyn. W tym ogólnoeuropejskim akcie prawnym jest wiele wytycznych określających zawartości dokumentacji maszyn, sposobu archiwizacji, czy jej aktualizacji po ewentualnych modernizacjach maszyn.

Firmy w Polsce są zobowiązane do przestrzegania określonych norm prawnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, jak również jakości produktów, co w przypadku branży spożywczej jest niezwykle ważne.

W Polsce Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 21 października 2008 r. w sprawie zasadniczych wymagań dla maszyn zostało wdrożone na podstawie dyrektywy maszynowej. Kolejną regulacją jest Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 20 grudnia 2005 r. w sprawie zasadniczych wymagań dla maszyn i elementów bezpieczeństwa. Rozporządzenie z 2005 r. również zostało wdrożone na podstawie dyrektywy maszynowej.

Ponadto regulacje dotyczące dokumentacji dostępowych zawarte są również w rozporządzeniach 1-3: Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 30 października 2018 roku. Rozporządzenie dotyczy warunków technicznych dozoru technicznego w zakresie eksploatacji, napraw i modernizacji urządzeń transportu bliskiego. Szczegóły tych przepisów można znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa lub Urzędu Dozoru Technicznego.

Korzyści elektronicznego zarządzania dokumentami z CMMS

Stosowanie systemu CMMS do zarządzania dokumentami i instrukcjami dostarcza wielu korzyści przedsiębiorstwu:

Redukcja kosztów

Zarządzanie dokumentami za pomocą systemu CMMS obniża koszty, eliminując potrzebę drukowania i przechowywania fizycznych dokumentów.

Szybkość i dostępność informacji

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia szybki dostęp do potrzebnych informacji, przyspieszając proces podejmowania decyzji i zwiększając elastyczność firmy.

Pozytywny wpływ na środowisko Ekologia

Digitalizacja dokumentów pomaga zmniejszyć zużycie papieru, co ma pozytywny wpływ na środowisko.

Skalowalność

CMMS ułatwia skalowanie zarządzania dokumentami, co wraz z rozwojem firmy, wspiera obieg dokumentów bez dodatkowych kosztów związanych z fizycznym przechowywaniem. CMMS umożliwia również efektywne zarządzanie dużymi zbiorami dokumentów, które generują dzisiejsze firmy.

Wydajność operacyjna

Automatyzacja i cyfryzacja dokumentów przyspiesza przepływ pracy, minimalizując błędy i usprawniając procesy biznesowe.

Podsumowanie

Dokumentacja techniczna maszyn, urządzeń i infrastruktury jest kluczowym elementem pracy techników utrzymania ruchu. Zapewnienie dostępu do niej wszystkim pracownikom ma zasadnicze znaczenie dla ułatwienia pracy działu utrzymania ruchu i operatorów maszyn.

Dostęp do dokumentacji technicznej i podręczników jest również wymogiem prawnym, co sprawia, że firmy zajmujące się UR muszą prowadzić dokumentację maszyn i zapewniać dostęp do instrukcji i specyfikacji maszyn.

Dowiedz się więcej o tym, jak wykorzystać system CMMS do efektywnego zarządzania dokumentacją techniczną i jakie korzyści płyną z takiej integracji. Dowiedz się, jak działa elektroniczny obieg dokumentów i jakie jest jego znaczenie w zarządzaniu dokumentacją techniczną na produkcji. Skontaktuj się z nami już dziś lub wybróbuj nasz system za darmo przez 14 dni.