Czym są Standardowe Procedury Operacyjne?

Standardowe Procedury Operacyjne (ang. Standard Operating Procedures – SOP) to kluczowe czynności potrzebne do zrealizowania zadań w oparciu o prawne przepisy, branżowe wytyczne lub normy wewnątrz przedsiębiorstwa. Pisemne instrukcje przebiegu procesów zapewniają nam ich powtarzalność i odpowiednią jakość.

SOP są dzisiaj wykorzystywane w wielu branżach. W przypadku magazynu będą to przykładowo procedury dotyczące rozładunku towaru. Zakład produkcyjny wykona standaryzację kontroli maszyn przed ich uruchomieniem. Agencja marketingowa opracuje dzięki SOP zasady składania ofert, a centrum nurkowe procedury wejścia i wyjścia z wody.

Dlaczego warto stosować Standardowe Procedury Operacyjne?

SOP są filarem „zarządzania przez jakość”, systemu zapewnienia jakości w przedsiębiorstwach (ang. Quality Management System). Duże przedsiębiorstwa, korporacje, czy urzędy wykorzystują procedury na wielu płaszczyznach. Niestety pracownikom kojarzą się one negatywnie, ponieważ wiążą się często z dużą biurokracją. Jednak wprowadzenie standaryzacji procedur operacyjnych, zapewnia przede wszystkim bezpieczeństwo procesu realizacji zadań. Stanowi podstawę organizacyjną, która umożliwiają prostsze kierowanie procesami i personelem.

Standaryzacja zapewnia odpowiednią jakość usług i produkcji, umożliwiając rozwój i optymalizację procesów. Jeśli pojawią się jakieś problemy, to procedury pozwalają je szybko wyeliminować. Stanowią główną wiedzę operacyjną tzw. know-how przedsiębiorstwa. Przekłada się to zarówno na efektywność pracowników i prostsze dostosowanie do zmian, a w konsekwencji na monitorowanie rentowności biznesu.

Realizacja Standardowych Procedur Operacyjnych w praktyce

Jednym ze sposobów realizacji SOP są systemy CMMS. Dzięki wykorzystaniu koncepcji Lean Management, Total Productive Maintenance (TPM), oraz Quality Management System zarządzanie procesami w twojej firmie może być bardziej efektywne. Na przykładzie zakładów produkcyjnych dzięki systemom CMMS można wdrożyć Standardowe Procedury Operacyjne poprzez listy kontrolne, tzw. checklisty.

Oprogramowanie QRmaint pozwala zaplanować przeglądy i inne zadania prewencyjne. System CMMS cyklicznie wysyła powiadomienie PUSH, SMS lub e-mail do techników lub zewnętrznych firm zajmujących się usługami serwisowymi np. przeglądami maszyn. Można je później przedstawiać na dużym ekranie w formie graficznej np. dzięki Dashboard TV. Systemy CMMS pozwalają dodać w zakładach listy kontrolne do regularnych przeglądów. Dzięki czemu technicy wykonają je zgodnie z obowiązującymi procedurami i niczego nie pominą.

W jaki sposób stworzyć Standardowe Procedury Operacyjne?

Jeżeli dane przedsiębiorstwo nie posiada sporządzonego spójnego systemu opisywania i wprowadzania procedur, to należy je stworzyć według poniższego schematu.

1. Dokładne poznanie procedur

W celu opisania procesu należy go dobrze poznać oraz skonsultować się z osobami, które go rozumieją i wykonują na co dzień. Ustalenie procedur warto podzielić na dwie kategorie – procesy kluczowe i poboczne. Należy kolejno ocenić, w jaki sposób są one ze sobą połączone i przygotować mapę dla wszystkich procesów, jakie zachodzą w firmie.

2. Odpowiednia numeracja

Należy również ustalić struktury numeracji procedur. W praktyce najczęściej jest to prefix (trzy pierwsze litery tematycznej grupy procesów), oraz numeracja np. SPR_0001, ZAR_0001 etc.

3. Wybór odpowiedniego narzędzia

Czeka nas również zdecydowanie się na odpowiednie oprogramowanie, które będzie przechowywać pliki zawierające SOP. Musi się ono charakteryzować bezpieczeństwem.

4. Wykonanie mapy procesów

W Standardowych Procedurach Operacyjnych kluczowe jest zmapowanie poszczególnych kroków w procesach. Mapowanie polega na graficznym rozrysowaniu wszystkich działań. Należy je narysować w kolejności występowania lub odpowiednio – jeśli wykonywane są równoległe. Na mapie należy oznaczyć osoby, które mają dane zadanie wykonywać i nadzorować.

5. Poprawny proces wdrożenia

Proces wdrożenia wymaga zaplanowania. Należy sprawić, czy procedury w przedsiębiorstwie zostały odpowiednio rozdzielone. Jeśli wystąpią sytuacje konieczne, to wówczas trzeba zrealizować szkolenia, które wytłumaczą zasady działania konkretnego procesu. Na końcu należy monitorować i optymalizować wdrożone procedury, aby mogły one wpłynąć na polepszenie organizacji pracy.

6. Poprawna dokumentacja

Warto zadbać o to, jak będzie przebiegał proces opisywania i weryfikacji procedur. Bardzo ważne jest również przypisanie osób do zadania polegającego na tworzeniu dokumentacji. SOP powinny zawierają w sobie organizacyjne schematy, dokładne instrukcje i kontrolne listy z mierzalnymi wynikami. To wszystko wymaga odpowiedniego dokumentowania procesów.

Podsumowanie

Wprowadzając Standardowe Procedury Operacyjne, warto poinformować pracowników, że służą im one za punkt odniesienia, który pozwoli im sprawnie i bez problemów realizować zadania. Pracownicy powinni zgłaszać swoje uwagi osobom odpowiedzialnym, jeśli zauważą, że dochodzi do dezaktualizacji procedur albo posiadają one wyraźne wady. Należy im o tym przypominać, bo dzięki ich spostrzeżeniom poprawi się funkcjonowanie i rozwój firmy.

Standardowe Procedury Operacyjne odgrywają ważną rolę w przedsięwzięciach biznesowych. Mogą one w znaczny sposób pomóc każdemu nowemu przedsiębiorstwu w szybkim osiągnięciu rentowności. Zapewniają, że pracownicy będą przestrzegać wszelkich przepisów oraz norm, które wcześniej zostały jasno określone.