Kaizen w zakładach produkcyjnych

Lean management, czyli szczupłe zarządzanie, to wywodząca się z Japonii metoda zarządzania mająca na celu poprawę jakości produktu przy jednoczesnym obniżaniu kosztów wytwarzania. Dąży do tego poprzez eliminowanie wszystkiego, co nie nadaje produktowi wartości. Jednym z istotnych elementów tej metody jest kaizen.

Czym jest kaizen?

Kaizen to japońskie słowo oznaczające zmianę na lepsze. Kryje się pod nim filozofia biznesowa promująca ciągłe doskonalenie procesów zarządzania i produkcji, a tym samym produktu. Według tej koncepcji zmiana powinna następować powoli, ale systematycznie. Rezygnuje się w niej z dokonywania rewolucji na rzecz wielu drobnych ulepszeń, które w dłuższej perspektywie dają widoczne i trwałe efekty.

Duże zmiany bowiem, oprócz tego, że wiążą się z ryzykiem niepowodzenia, często spotykają się z niechęcią ze strony człowieka. Ludzie nie lubią radykalnych zmian, które wymagają rezygnacji z dotychczasowych nawyków i przyzwyczajeń. Wolą poruszać się małymi kroczkami, lecz stale do przodu, gdyż wówczas wysiłek wdrożeniowy jest mniejszy.

Na czym polega kaizen?

Kaizen, z uwagi na wiele następujących po sobie drobnych zmian, jest koncepcją lepiej przyjmowaną przez pracowników, szczególnie kiedy widzą oni jej pozytywne efekty. Metoda małych kroków pozwala również korygować działania na bieżąco, zgodnie ze stosowaną w lean management metodą 5S.

Dla swojej skuteczności kaizen wymaga ciągłości. Jest to systematyczna praca nad poprawą ogólnej kultury pracy w przedsiębiorstwie. Bardzo ważne jest przy tym zaangażowanie nie tylko pracowników, ale i całej kadry zarządzającej, gdyż działa to motywująco i inspirująco na wszystkich.

Prostym przykładem ulepszania procesu zgodnie z filozofią kaizen może być tzw. tablica cieni. W trakcie przezbrajania maszyn pojawiał się problem tracenia czasu na szukanie odpowiednich narzędzi, szczególnie kiedy z jednego zestawu korzystało wielu mechaników. Z tego powodu wydłużał się czas przezbrajania. Pracownicy zwracali na to uwagę i z ich strony padła propozycja, aby na tablicy narzędziowej oznaczyć miejsca poszczególnych narzędzi odpowiadającymi im konturami. W ten sposób mechanik widzi, gdzie należy odłożyć dany przyrząd, aby inny pracownik nie tracił czasu na szukanie. Narzędzie od razu wraca na swoje miejsce, a jego ewentualny brak jest natychmiast widoczny. W efekcie osiągnięto skrócenie czasu przezbrojeń maszyny. Koszt wprowadzenia takiej zmiany jest znikomy, a wygoda dla pracownika zachęca go do stosowania tej metody.

Zmiana ta z punktu widzenia zarządzania całym zakładem wydaje się bez znaczenia. Jednak suma wielu takich ulepszeń powoduje łagodne i, co najważniejsze, ciągłe poprawianie jakości pracy ludzi, a w konsekwencji obniżanie kosztów i podnoszenie jakości produktu końcowego przy jednoczesnym ograniczaniu marnotrawstwa (jap. muda).

Program sugestii pracowniczych

Program sugestii pracowniczych to element metody kaizen, który wspiera ideę ciągłego doskonalenia, umożliwiając pracownikom zgłaszanie propozycji zmian związanych bezpośrednio z ich pracą i ułatwiających im jej wykonywanie. Działa zazwyczaj na zasadzie skrzynki, do której można wrzucić kartkę z propozycją ulepszenia jakiegoś procesu. Mogą do tego posłużyć specjalnie przygotowane formularze, które powinny być proste i przejrzyste, tak aby wypełnienie nie stanowiło problemu dla pracownika i nie było czasochłonne.

Aby system sugestii pracowniczych był skuteczny, musi zostać spełniony kluczowy warunek: pomysły zgłaszane przez pracowników powinny być w miarę możliwości wdrażane. Tylko wtedy bowiem będą oni widzieli sens angażowania się w takie działania. W przeciwnym razie szybko zrezygnują z korzystania z tej możliwości. Siłą tego narzędzia jest pokazanie pracownikom, że mają realny wpływ na działanie firmy, a także na jakość własnej pracy.

Dlaczego spostrzeżenia pracowników są takie ważne? Ponieważ żaden manager nie jest w stanie w sposób teoretyczny wymyślić tego, co bezpośrednio widzi pracownik wykonujący swoje zadania w praktyce. Pracownik linii produkcyjnej wie najlepiej, co utrudnia jego pracę, i to on jest w stanie zaproponować najlepsze rozwiązania – proste, a przy tym skuteczne. Zadaniem managera jest tylko umożliwienie wdrożenia takich drobnych ulepszeń w skali całego zakładu.

CMMS a kaizen

Systemy CMMS są świetnym narzędziem ułatwiającym praktyczne stosowanie metody kaizen. Ponieważ z założenia służą poprawie komunikacji między gniazdem produkcyjnym, brygadzistą a kierownictwem, a także pozwalają gromadzić dane o stanie technicznym urządzeń i ich przeglądach, są również źródłem informacji o powtarzających się problemach, a tym samym pomagają tak modyfikować procedury, aby bez dużych nakładów systematycznie poprawiać jakość funkcjonowania poszczególnych procesów. Odpowiednie wykorzystanie informacji z takiego narzędzia może być sposobem na zgodne z ideą kaizen wprowadzanie optymalnych zmian w zakładzie.

O czym warto pamiętać?

Stosowanie metody kaizen niewątpliwie niesie istotne korzyści, jednakże należy pamiętać, aby nie patrzeć na nią jedynie z perspektywy tabelek z liczbami. W wielu zakładach można się spotkać z bezrefleksyjną optymalizacją kosztów poprzez odgórne ustalenie, o ile procent w każdym roku mają zostać obniżone określone koszty. Skutkuje to nienaturalnym wymuszaniem na pracownikach skracania czasu wykonywania zadań, niekorzystnym ograniczaniem nakładów na narzędzia i materiały oraz sztucznym upraszczaniem procesów bez uwzględnienia ich efektów. To z kolei zamiast poprawiać jakość produktu powoduje jej spadek, a więc rezultat odwrotny niż w przypadku kaizen, choć mogłoby się wydawać, że podjęto kroki zgodne z tą filozofią. Takie działania nie zachęcają pracowników do współdziałania, lecz wywołują ich opór, a ograniczenia materiałów i narzędzi skutkują jedynie wzrostem marnotrawstwa.

Dlatego metodę kaizen należy traktować jako proces organiczny, systematyczne polepszanie kultury pracy przy równym zaangażowaniu wszystkich pracowników i kadry kierowniczej, a nie jednostronne, odgórne decyzje.

Podsumowanie

Każdy zakład produkcyjny, aby wytwarzać wysokiej jakości produkty i przynosić jak najwyższe zyski, musi myśleć o ustawicznym doskonaleniu. Poprawa procesów jest możliwa, jeśli w dążenie do niej są zaangażowani wszyscy pracownicy. Tylko w ten sposób firma może uzyskać i utrzymać pozycję lidera na rynku. Odpowiednie stosowanie filozofii kaizen jest sprawdzoną drogą do sukcesu, a jak mawiają w Toyota Motor Corporation, „dzień bez kaizen jest dniem straconym”.