Lean management, czyli „szczupłe” zarządzanie

Pierwsze opracowanie koncepcji lean management w literaturze naukowej pojawiło się w 1986 r. Wtedy to specjaliści od zarządzania dokładniej przyjrzeli się sukcesowi, jaki osiągnęła japońska Toyota, która zaczęła działalność w latach 40. XX wieku jako mała rodzinna firma i w krótkim czasie stała się potentatem na rynku motoryzacyjnym. Jedną z przyczyn tego sukcesu było nowatorskie podeście do zarządzania, nastawione na tworzenie najwyższej jakości produktów przy jak najmniejszych stratach energii, materiałów, procesów i ludzkiej pracy. Pierwotne pojęcie lean manufacturing (szczupła produkcja) z czasem zostało rozwinięte jako ogólna koncepcja zarządzania.

Czym jest lean management?

Szczupłe zarządzanie to według definicji podejście opierające się na zasadach umożliwiających maksymalizację wartości dla klienta przy minimalizacji marnotrawstwa zasobów, które nie przynosi żadnej wartości dodanej końcowemu produktowi.

Jest to więc koncepcja zarządzania przedsiębiorstwem mająca na celu podnoszenie jego konkurencyjności przez racjonalne podejście do procesu wytwarzania. Stosując odpowiednio dobrane narzędzia, dąży się do optymalizacji wykorzystania zasobów. Wdrożenie i stosowanie metody lean management pozwala firmom uzyskiwać wymierne korzyści finansowe.

Rozszerzeniem koncepcji lean management jest filozofia lean six sigma, stanowiąca jej połączenie z metodą six sigma. W kontekście zarządzania łańcuchem dostaw lean management wiąże się z agile manufacturing, tworząc metodę zwaną leagile. Przedsiębiorstwo, które stosuje lean management, określa się mianem lean enterprise, a pięć zasad szczupłego zarządzania to lean thinking.

Należy zaznaczyć, że tę koncepcję można z powodzeniem stosować nie tylko w sektorze produkcyjnym, ale również w sektorze usługowym, m.in. w służbie zdrowia, informatyce, budownictwie, logistyce, a nawet edukacji czy administracji publicznej.

Zasady lean management, czyli lean thinking

Podstawowa zasada to minimalizowanie marnotrawstwa . Jednak rewolucyjne jest tutaj niestandardowe podejście do jego przyczyn . Otóż lean management zakłada, że wszelkiemu marnotrawstwu winny jest nie człowiek, lecz złe procedury. Człowiek z natury jest omylny, dlatego należy przeciwdziałać błędom i pomyłkom przez wypracowanie takich procedur, które zredukują prawdopodobieństwo ich popełnienia.

W proces poprawy wydajności przedsiębiorstwa musi być zaangażowany każdy pracownik. Służy temu dawanie pracownikom dużej autonomii w działaniu oraz nacisk na odpowiednią edukację (szkolenia i samodoskonalenie).

Oto pięć zasad szczupłego zarządzania:

1. Określenie wartości produktu dla klienta. Wszystko, co pojawia się w trakcie wytwarzania, a nie dodaje wartości produktowi lub usłudze, jest marnotrawstwem.

2. Mapowanie strumienia wartości (Value Stream Mapping – VSM).

3. Ciągły przepływ wartości. Produkt lub usługa musi płynnie przechodzić przez kolejne etapy wytwarzania, bez przestojów spowodowanych przerwami w dostawach materiałów.

4. System ssący (ang. pull). Produkty lub usługi powinny być wytwarzane tylko wtedy, kiedy są potrzebne.

5. Ciągłe dążenie do doskonałości (jap. kaizen). Lean management nie jest jednorazową zmianą, lecz niekończącym się procesem.

Kluczowym elementem koncepcji lean jest nauczenie wszystkich członków organizacji rozpoznawania i eliminowania marnotrawstwa. W tym celu wyszczególniono konkretne jego typy (jap. muda): nadprodukcja, zbędny ruch, oczekiwanie, zbędny transport, nadmierne zapasy, wady, nadmierne przetwarzanie, niewykorzystany potencjał pracowników.

Narzędzia i techniki lean management

Dla ułatwienia doskonalenia procesów produkcyjnych został opracowany szereg narzędzi i technik , które zgodnie z tą koncepcją muszą być proste w użyciu, a przy tym powinny dawać konkretne, wymierne korzyści. Wśród nich należy wymienić następujące:

• TPM (Total Productive Maintenance) – całkowite produktywne utrzymanie ruchu. W tej roli dobrze sprawdzają się systemy CMMS, które usprawniają pracę służb utrzymania ruchu.
• JIT (Just in Time) – ograniczanie zbędnego magazynowania materiałów poprzez dostarczanie ich dopiero wtedy, kiedy są faktycznie potrzebne.
• 5S – sortowanie, systematyka, sprzątanie, standaryzacja, samodoskonalenie.
• SMED (Single-Minute Exchange of Die) – szybkie przezbrojenia maszyn.
• Poka-yoke – zapobieganie błędom i pomyłkom.
• Zarządzanie wizualne – informacja ma być wyraźnie widoczna i zrozumiała.
• 5W (Five Why) – 5 pytań „dlaczego?” wystarczających do zlokalizowania przyczyny problemu.

Istnieje również wiele innych metod, które ułatwiają doskonalenie procesów produkcyjnych, np.: kanban, jidoka (czyli autonomizacja), kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), production leveling, program sugestii pracowniczych, diagram spaghetti (sposób wykrywania zbędnego ruchu osób i produktów w procesach), DFMA, diagram Ishikawy.

Korzyści lean management

Lean management to stworzenie w przedsiębiorstwie odpowiedniej atmosfery i kultury pracy, przy czym podkreśla się tu równe zaangażowanie nie tylko pracowników, lecz także całego kierownictwa, co sprzyja wspólnemu dążeniu do coraz lepszych rozwiązań. Wśród licznych korzyści, jakie niesie wdrożenie i stosowanie zasad lean management, należy wymienić następujące:

• niższe koszty działalności;
• większa elastyczność i szybkość dostosowywania się do wahań popytu i zmieniających się wymogów klientów;
• wyższa produktywność;
• lepsza jakość produktów i usług;
• mniej zapasów i wyższy wskaźnik obrotu zapasami oraz mniejsza powierzchnia magazynowa;
• krótszy czas realizacji zamówień (lead time);
• krótszy czas opracowywania i wprowadzania na rynek nowych produktów i usług;
• szybszy przepływ gotówki (cash flow);
• uczenie się i zdobywanie przez pracowników nowych umiejętności;
• poprawa bezpieczeństwa i higieny pracy;
• ograniczenie niekorzystnego wpływu przedsiębiorstwa na środowisko.