27.10.2019
Jak przygotować się do wdrożenia systemu CMMS?
Wdrożenie systemu CMMS to całkiem spore wyzwanie – trzeba zmierzyć się z typowym ryzykiem związanym z wdrożeniem nowego systemu IT połączonym ze zmianą kultury organizacji tj. przejściem z utrzymania ruchu opartego na ołówku i kartce do świata cyfrowego. Być może dlatego od 60 do, jak podają niektóre źródła, nawet 80% wdrożeń CMMS się nie udaje! Co zrobić aby nie być autorem porażki, o którą statystycznie tak łatwo? Zapraszam do lektury…
Spis treści
Najważniejsze dobre przygotowanie
Brak przygotowania to przygotowanie do porażki. Wiele razy słyszymy podobne komentarze i dość często nic sobie z nich nie robimy. Podejmujemy codzienne, zawodowe wyzwania próbując na bieżąco reagować na zastane w pracy sytuacje.
Niestety takie działanie, o ile sprawdza się w zadaniach, które dobrze znamy w żaden sposób nie sprawdzi się przy wdrażaniu nowych rozwiązań. Naturalny opór do zmian, nowe środowisko czy procedury powodują, że działania ad hoc zwiększają jedynie i tak wysokie prawdopodobieństwo niepowodzenia.
Wdrożenie systemu CMMS to bardzo duża zmiana kulturowa w organizacji – z utrzymania bazującego na dokumentach papierowych przechodzimy na system IT w którym pozbywamy się papierowych zleceń. Dobrze zaplanowane wdrożenie to również przejście z utrzymania reaktywnego na utrzymanie prewencyjne, a po zebraniu odpowiedniej ilości danych i zastosowaniu rozwijającej się prężnie technologii IoT – umożliwia przejście na utrzymanie predykcyjne. Zapanowanie nad tak dużą zmianą wymaga przygotowania!
Pierwszy krok – przygotuj business case
Podstawowym pytaniem, które musisz postawić sobie na początku to jakie problemy może rozwiązać system CMMS w Twojej organizacji, w jakim celu powinienem wdrożyć system CMMS?
Najczęściej definiowane cele wdrożenia przez organizacje to:
- obniżenie kosztów utrzymania
- zwiększenie efektywności produkcji
- zmniejszenie ilości wadliwych produktów
- optymalizacja magazynu części/materiałów eksploatacyjnych
- standaryzacja prac związanych z utrzymaniem ruchu
- uzyskanie zgodności z procedurami utrzymania ruchu/normami ISO
Dobrą praktyką jest konkretne spisanie celów wraz określeniem ich wartości docelowej, gdyż dobrze przygotowany business case będzie potrzebny w kolejnych krokach przygotowania do wdrożenia.
Przekonaj Zarząd
Utrzymanie ruchu bardzo często postrzegane jest w organizacji jako źródło kosztów. Nic dziwnego – w kategorii księgowej każde działanie związane z konserwacją czy usuwaniem awarii to koszt. Jednak gdy spojrzymy na to w kategorii działań, które zabezpieczają przedsiębiorstwo przed potencjalną stratą przychodów związaną z przestojem maszyn, można zdecydowanie odwrócić postrzeganie służb utrzymania ruchu jako źródło kosztów.
Niezawodny park maszynowy jest w stanie zrealizować przewidywalne przychody oraz wpłynąć na postrzeganie przedsiębiorstwa jako zaufanego partnera w biznesie dostarczając zamówienia na czas.
Wdrożenie systemu CMMS to bardzo często przejście z utrzymania reaktywnego – ciągłe gaszenie pożarów awarii i przestojów na utrzymanie prewencyjne – zaplanowaną konserwację w celu zapewnienia niezawodności i ciągłości produkcji.
Jeśli dobrze przygotowałeś cele wdrożenia oraz jasno przedstawisz Zarządowi korzyści jakie pojawią się ze zwiększonej niezawodności parku maszynowego pozytywną decyzję masz jak w banku! 😉
Zarządź zmianą
Mało kto lubi zmiany – a szczególnie starzy pracownicy, którzy mają swoje sprawdzone metody utrzymania ruchu. Obawa przed wprowadzeniem nowych rozwiązań, które mogą zachwiać obecnym stanem rzeczy jest czymś naturalnym.
Pracownicy mogą obawiać się tego, że zwiększy się kontrola nad wykonywaną przez nich pracą czy też nie będą już potrzebni na danym stanowisku. Mogą również podsiadać negatywne doświadczenia związane z nieudanym wdrożeniem systemu CMMS z przeszłości.
Dlatego najważniejszym krokiem, jaki powinieneś zrobić decydując się na wdrożenie to zaangażowanie możliwie wszystkich pracowników, którzy będą w przyszłości pracować w nowej aplikacji. Najlepiej przyjmują się pomysły, które sami wymyślimy – więc nie bój się pytać o oczekiwania jakie powinien spełnić system w nowej rzeczywistości.
Zaangażuj pracowników poprzez prezentację kolejnych kroków projektu, komunikuj problemy, które chcesz rozwiązać, pytaj o sugestie rozwiązań. Najlepszą metodą są krótkie spotkania projektowe na których możesz krótko przedstawić pomysł i szukać wspólnie rozwiązań. Spotkania mogą mieć również formę burzy mózgów (gdzie każdy pomysł zapisujemy, nie krytykujemy i nie chwalimy!) aby realizować kolejne kroki przygotowania do wdrożenia – jak na przykład przygotowanie wymagań do systemu.
Przygotuj wymagania biznesowe
Jeśli otrzymasz zielone światło od Zarządu to kolejnym krokiem będzie przygotowanie wymagań, jakie będzie musiał spełnić system CMMS.
W tym kroku będziesz musiał cofnąć się do wyników pierwszego kroku – czyli podstawą do tworzenia wymagań będzie stworzony business case.
Wymagania biznesowe dobrze jest tworzyć z zespołem, który będzie pracował na aplikacji – to przecież ci ludzie mają najlepszą wiedzę jak wykorzystać system po wdrożeniu!
W tym kroku najczęściej określa się:
- jakie funkcje powinien mieć CMMS aby realizował założenia z business case
- ile użytkowników będzie korzystało z systemu (z podziałem na pełny dostęp i osoby zgłaszające)
- powinieneś określić sposób używania systemu (aplikacje na komputery lub terminale/smartfony)
- czy niezbędna jest integracja z innymi systemami i w jakim zakresie?
- jak dużo zasobów obejmie wdrożenie?
- czy system CMMS ma działać w ramach istniejących procesów czy też tworzone będą nowe procesy z wykorzystaniem CMMS
Stworzony w tym kroku dokument jest niezbędny w procesie oceny i wyboru systemu CMMS, który zdecydujesz się wdrożyć, dlatego im bardziej dokładny będzie dokument tym łatwiej i z większą pewnością dokonasz wyboru.
Zdefiniuj wskaźniki KPI
Aby dobrze zarządzać procesem musisz potrafić go zmierzyć. Dlatego planując wdrożenie dobrze jest określić co chcemy mierzyć oraz jaki poziom danego wskaźnika chcemy osiągnąć.
Jeśli już coś mierzymy będzie nam znacznie łatwiej – w tym jednak przypadku dobrze jest zebrać analizowane wskaźniki i zaplanować jak wdrożenie systemu CMMS może wpłynąć na zmianę ich wartości.
Najczęściej definiowane są następujące wskaźniki KPI:
Przygotuj plan wdrożenia
Jeśli już wiesz dlaczego chcesz wdrożyć system CMMS, wiesz czego oczekujesz po systemie tej klasy oraz wiesz co będziesz mierzył i jakich wyników oczekujesz pora na zaplanowanie działań.
W tym kroku należy określić jakie działania są niezbędne do osiągnięcia celu jakim jest skuteczne wdrożenie systemu CMMS. Najczęściej stosuje się tzw. diagram Gantta, w którym określamy poszczególne działania wraz z czasem potrzebnym na ich realizację. Zwróć szczególną uwagę na to jakie działania wymagają ukończenia aby rozpocząć kolejne oraz czy są jakieś działania, które można prowadzić równolegle. Dobrą praktyką jest również przypisanie do zadań osób je realizujących, gdyż konflikty w planowaniu czasu mogą pojawić się nie tyle na poziomie działań a na poziomie dostępności czasowej osoby odpowiedzialnej za dany krok.
Do tworzenia diagramu Gantta jest wiele programów np. Microsoft Project ale można plan wdrożenia przygotować z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego. Poniżej przestawiam w jaki sposób rozpisuję poszczególne działania w arkuszu.
Mam plan i co dalej?
Jesteś już naprawdę daleko! Gratulacje!
Jednak przed tobą najważniejszy krok jakim jest wybór systemu CMMS. Niektóre osoby z którymi wdrażamy CMMS dziwią się, że ten krok jest tak daleko, jednak najczęściej popełnianym błędem jest wybór systemu w pierwszym kroku i dopasowanie rzeczywistości do „idealnego wyboru” w kolejnych krokach.
O tym jak wybrać system CMMS, z jakiego narzędzie korzystać podczas dokonywania wyboru oraz co jeszcze musisz zrobić przed rozpoczęciem wdrożenia opiszę w kolejnym wpisie na naszym blogu niebawem!
