Listy kontrolne i harmonogramy w MS Excel: Automatyzacja z systemem CMMS

Czy gdybyśmy zrewidowali nasze aktualne rozwiązania dla przeprowadzania czynności utrzymaniowych maszyn i urządzeń, w wielu firmach nadal wiódłby prymat MS Excel? Jak już wspomnieliśmy w naszym ostatnim artykule, Excel jest wykorzystywany w ponad 60% firm w Polsce. Ten wynik jest naprawdę istotny, ponieważ ukazuje nam faktyczne podejście do pracy w działach utrzymania ruchu.

Bazując na naszym doświadczeniu, wybraliśmy dwie najpopularniejsze formy zastosowania MS Excel w działaniach utrzymania ruchu, do których należą listy kontrolne i harmonogramy. Co prawda listy kontrolne najpierw ustawia się w Excelu jako formularze, a dopiero potem drukuje się je na papierze, to niemniej jednak rozwiązanie to nadal wymaga użycia Excela. Co do drugiej formy zastosowania Excela w działach UR, to skupia się ona na harmonogramach, których opracowywane są już stricte na komputerach.

Harmonogramy są wykorzystywane do planowania przeglądów, działań prewencyjnych, planowania zmian zespołów UR oraz przypisywania zadań pracownikom. Razem z listami kontrolnymi pełnią one bardzo ważną rolę w planowaniu zadań działów UR. W tym artykule omówimy zastosowanie list kontrolnych oraz harmonogramów, a także to, w jaki sposób Twoja firma może zaoszczędzić czas, wykorzystując do tych samych zadań system CMMS. Opowiemy o automatyzacji list kontrolnych oraz harmonogramów w systemach dedykowanych dla działów utrzymania ruchu.

Czym jest lista kontrolna i jak korzystają z niej działu utrzymania ruchu?

Lista kontrolna to uporządkowany zbiór zadań lub czynności, które należy wykonać w celu sprawdzenia stanu technicznego maszyny lub realizacji napraw. Jest solidnym narzędziem, które pomaga w organizacji pracy. Nie ma wątpliwości, że realizowanie zadań według listy minimalizuje ryzyko popełnienia błędów i zapewnia, że wszystkie istotne elementy zostały uwzględnione.

Wiele działów UR nadal wykorzystuje MS Excel do stworzenia formularza z listą kontrolną, a następnie taki dokument jest drukowany na papierze. Technik UR udaje się z listą kontrolną, np. na halę produkcyjną, aby wykonać określone zadanie w jego harmonogramie. Jest to bardzo profesjonalne podejście do zadania, jednak z uwagi na to, że listy kontrolne są drukowane, to podejście staje się też raczej mało wydajne. Powodem niskiej wydajności jest to, że listy trzeba wielokrotnie przedrukowywać. Jest tak z wielu powodów, np.: listy ulegają zniszczeniu, zagubieniu lub wypełniane ręcznie często zawierają błędy.

Dział utrzymania ruchu (UR) w zakładzie produkcyjnym korzysta z list kontrolnych na wiele sposobów, m.in.:

• Przeglądy i konserwacja, serwis maszyn: Listy kontrolne zawierają szczegółowe instrukcje dotyczące czynności, jakie należy wykonać podczas przeglądu technicznego maszyn, np. sprawdzenie poziomu oleju, stanu filtrów, dokręcenia śrub. Listy kontrolne są też stosowane podczas zadań wykonywanych w autonomicznym utrzymaniu ruchu. Wówczas, operatorzy maszyn mogą skontrować stan maszyny, jej czystość, lub również poziom oleju i smarowania, przed rozpoczęciu pracy.
• Naprawy: W przypadku awarii, lista kontrolna może zawiera kroki, które należy podjąć, aby np.: zdiagnozować problem. Natomiast kolejne listy kontrolne w tym procesie mogą służyć, np. do tego aby naprawić maszynę, urządzenie i usunąć problem. Lista kontrolna w tym wypadku pomaga usunąć problem według określonego porządku, aby uniknąć błędów, np.: przy ponownym skręcaniu części maszyny.
• Audyty: Listy kontrolne są wykorzystywane podczas audytów urządzeń i infrastruktury w zakładzie produkcyjnym. Mają one na celu to, aby ocenić stan techniczny maszyn i urządzeń oraz zgodność z przepisami bezpieczeństwa. Są to kluczowe wskaźniki w celu zapewnienia płynności pracy w zakładzie.

Jak działy utrzymania ruchu wykorzystuję harmonogramu w Excelu?

Działy Utrzymania Ruchu w zakładach produkcyjnych wykorzystują arkusze kalkulacyjne Excel na wiele sposobów. Także jednym z kluczowych jest przygotowanie harmonogramów zadań, planu pracowników oraz działań prewencyjnych. Zatem Excel służy zarówno do planowania, jak i monitorowania prac.

Oto kilka przykładów harmonogramów opracowywanych przez działy UR w MS Excelu:

Planowanie działań prewencyjnego utrzymania ruchu

Działy UR tworzą w Excelu szczegółowe harmonogramy przeglądów technicznych i konserwacji, czy też serwisu maszyn. W arkuszu Excel mogą zostać dodane informacje o nazwie maszyny, rodzaju planowych prac np. prewencyjna, awaryjna, jak również częstotliwości zadań. Ponadto, muszą zostać tam zamieszczone również informacje o osobach odpowiedzialnych za zdania oraz dokładnych terminach ich realizacji. Jest to coś, co ułatwia to planowanie prac i minimalizuje ryzyko przestojów w produkcji.

Zarządzanie personelem

Excel ułatwia planowanie pracy techników UR, gdzie uwzględnia dostępność pracowników ale również ich kwalifikacje i przydzielone zadania. Harmonogramy w Excelu pomagają w planowaniu urlopów i szkoleń dla pracowników. MS Excel jest wykorzystywany do śledzenia postępu naprawy i czasu jej trwania i właściwiej, jest to coś, co pozwala na analizę przyczyn awarii i wdrażanie działań prewencyjnych.

Analiza danych

Działy UR wykorzystują Excel do śledzenia i analizowania kluczowych wskaźników wydajności, takich jak Średni Czas Między Awariami (MTBF), Średni Czas Naprawy (MTTR) i Ogólna Efektywność Urządzeń (OEE). Wizualizacja danych w postaci wykresów i tabel ułatwia identyfikację obszarów do poprawy i optymalizację strategii utrzymania ruchu. Tego typu opracowania mogą być dodawane w Excelu i prezentowane za pomocą, np. wykresów graficznych, słupkowych, itp. Podejście to jednak wymaga wiedzy i umiejętności pracy z Excelem na nieco wyższym poziomie.

W jaki sposób CMMS system zastępuje papierowe listu kontrolne i harmonogramy w Excelu?

Papierowe listy kontrolne i harmonogramy Excel mogą ograniczać wydajność utrzymania ruchu.  System CMMS zapewnia rozwiązanie cyfrowe i skutecznie automatyzuje zadania. Korzystanie z systemu poprawia widoczność w czasie rzeczywistym i ostatecznie prowadzi do lepszych wyników utrzymania ruchu.

Poniżej, przygotowaliśmy punkty dotyczące list kontrolnych i harmonogramów, czyli to,w jaki sposób system CMMS zastępuje je w MS Excel:

1. Cyfrowe listy kontrolne: CMMS umożliwia tworzenie i zarządzanie listami kontrolnymi w formie cyfrowej. Czyli, mówiąc wprost, technicy mają dostęp do nich na urządzeniach mobilnych lub komputerze. I jest to coś co eliminuje potrzebę drukowania i noszenia papierowych wersji. Wypełnianie list kontrolnych odbywa się bezpośrednio w systemie, zetem też minimalizuje ryzyko błędów i przyspiesza proces.
2. Harmonogramy zadań (planowanie prewencyjne): CMMS system włacza moduł, który pozwala na towrzenie harmonogramów, a te natomiast, można łatwo modyfikować i aktualizować. Wszelkie zmiany są natychmiast widoczne dla wszystkich użytkowników system (mogą też otrzymywać powiadomienia i notyfikajce na telefon o zmianach harmongramów). W przeciwieństwie do statycznych harmonogramów w Excelu, CMMS pozwala na elastyczne reagowanie na zmieniające się potrzeby i priorytety.
3. Automatyczne generowanie zadań: Na podstawie harmonogramów przeglądów i konserwacji, CMMS system może automatycznie generować zlecenia pracy. To znacznie usprawnia planowanie i organizację pracy. Nie ma zatem wątpliwości, że w ten sposób eliminujemy potrzebę ręcznego tworzenia zadań w Excelu.
4. Integracja list kontrolnych z harmonogramami: CMMS integruje listy kontrolne z harmonogramami. Ale co to oznacza? W tym wypadku technik,który rozpoczyna zadanie, ma od razu dostęp do odpowiedniej listy kontrolnej powiązanej z danym urządzeniem. To ułatwia i przyspiesza wykonywanie prac i zapewnia, że wszystkie niezbędne czynności zostaną uwzględnione.
5. Raportowanie i analiza: CMMS system umożliwia generowanie raportów i analiz dotyczących wypełnionych list kontrolnych i realizacji harmonogramów. Dzięki temu działy UR mogą monitorować postęp prac i tym samym, identyfikować problemy i podejmować odpowiednie działania korygujące. W Excelu generowanie takich raportów jest znacznie bardziej czasochłonne i wymaga specjalistycznej wiedzy, czasami nawet o macro i VBA.

Podsumowując

Chociaż MS Excel wciąż jest popularnym narzędziem w działach utrzymania ruchu, jego ograniczenia w zakresie automatyzacji są ogromne. System CMMS oferuje znacznie bardziej kompleksowe i efektywne rozwiązanie do zarządzania listami kontrolnymi i harmonogramami. Przynosząc wymierne korzyści, między innymi w postaci oszczędności czasu, jak również minimalizacji błędów i poprawy ogólnej wydajności działu UR.

Na bazie naszego doświadczenia w QRmaint, niejednokrotnie udowodniliśmy, że w dłuższej perspektywie inwestycja w system CMMS zwraca się poprzez optymalizację procesów utrzymania ruchu oraz znaczącą redukcję kosztów. Czy chcesz usprawnić zarządzanie utrzymaniem ruchu w swojej firmie? Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej o korzyściach, jakie może przynieść wdrożenie systemu CMMS. Nasi eksperci pomogą Ci wybrać rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb.