W chmurze czy lokalnie – jaki system CMMS wybrać?

W ostatnich latach firmy stanęły przed wyzwaniem spełnienia coraz to wyższych wymagań klientów. Aby utrzymać przewagę konkurencyjną, muszą one znaleźć sposób na wzrost produktywności przy zachowaniu akceptowalnych kosztów. Bardzo często, w celu zapewnienia pewności procesów produkcyjnych i jakości produktu końcowego, wybierane jest oprogramowanie do zarządzania utrzymaniem ruchu (CMMS).

Producenci systemów CMMS również dotrzymują kroku wyzwaniom stawianym przemysłowi. Pojawiają się nowi  dostawcy oprogramowania, pojawiają się coraz bardziej nowoczesne rozwiązania ułatwiające proces wdrożenia i obsługi systemu CMMS.

Generalnie system CMMS to wysokospecjalistyczne narzędzie IT, które wykorzystując dużą liczbę danych zapewnia użytkownikowi przegląd działania obiektu z dokładnością do najmniejszego składnika wyposażenia. Podstawowe funkcjonalności systemów CMMS to możliwość śledzenia zleceń pracy, szybkiego generowania dokładnych raportów i natychmiastowego określenia, które z aktywów wymagają wdrożenia prewencyjnego lub predykcyjnego utrzymania ruchu.

Różnice pomiędzy funkcjonalnością systemów CMMS dostępnych na rynku nie są duże – jednak jednym z kluczowych różnic jest sposób instalacji systemu – bazujące na rozwiązaniach w chmurze oraz instalowane w infrastrukturze IT klienta.  Decydując się na wdrożenie systemu warto poznać plusy i minusy każdego z typów instalacji.

Bezpieczeństwo systemów CMMS

Systemy CMMS zainstalowane w chmurze mają wyrafinowane, często aktualizowane zabezpieczenia przeciw atakom hackerskim. Dzięki temu dane klienta są bezpieczne pomimo tego, że nie znajdują się w jego własnej infrastrukturze IT. Dodatkowo producenci systemów CMMS opartych na chmurze zapewniają wysoki poziom dostępności tych systemów (backupy, środowiska równoległe), dzięki temu klient ma zagwarantowany stały dostęp do swoich danych.  Najczęściej dostarczanie takiego rozwiązania odbywa się za pośrednictwem profesjonalnych centrów danych takich jak np. Amazon Cloud lub Microsoft Azure, gdzie o infrastrukturę i bezpieczeństwo dbają wysoko wykwalifikowani pracownicy, których utrzymanie w małej czy średniej firmie nie jest wręcz możliwe ze względu na wysokie koszty.

Z założenia, własna infrastruktura klienta może być mniej narażona na ataki hackerskie, ale ochrona opiera się wyłącznie na wybranym oprogramowaniu antywirusowym oraz umiejętnościom działu IT. Konserwacja zabezpieczeń, aktualizacje systemów czy oprogramowanie antywirusowe wymagają ręcznego zarządzania, podczas gdy w rozwiązaniach chmurowych dzieje się to automatycznie i rutynowo. Koszty zapewnienia cyber bezpieczeństwa leżą wyłącznie po stronie przedsiębiorstwa.

Zachowanie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa systemu leży w gestii tylko i wyłącznie przedsiębiorstwa – co może prowadzić do dwóch niepożądanych, przeciwstawnych skutków – albo wysokiego kosztu zapewnienia bezpiecznej infrastruktury lub też, przy niskich nakładach na bezpieczeństwo, powstania luk w zabezpieczeniach, które mogą prowadzić do paraliżu organizacji w przypadku ataku hackerskiego.

Dostępność systemów CMMS

Systemy CMMS zainstalowane lokalnie dostępne są tylko w obrębie firmy, podczas gdy rozwiązania chmurowe dostępne są z każdego miejsca gdzie jest dostępny Internet. Dodatkowo inna lokalizacja danych z systemu CMMS w chmurze powoduje wzrost bezpieczeństwa w przypadku sytuacji kryzysowych (pożaru, zniszczenia infrastruktury lokalnej).

Dostęp mobiliny do systemów CMMS

Jedną z największych zalet rozwiązania bazującego na chmurze jest dostępność aplikacji mobilnej, która daje możliwość korzystania z systemu na smartfonach i tabletach oraz umożliwia korzystania z wbudowanej to tych urządzeń kamery.

Dzięki mobilności systemu CMMS technicy mogą realizować swoje zadania oraz od razu raportować pracę czy sprawdzać dostępność części zamiennych w miejscu wykonywania tych zadań. Oszczędzają w ten sposób czas na raportowanie po powrocie do biura, gdzie znajduje się komputer z zainstalowanym lokalnie systemem CMMS. Dzięki temu można uzyskać znaczny wzrost efektywności pracy techników – nie tracą oni bowiem czasu na żmudne wprowadzanie wykonanych prac – przepisując często informacje do systemu CMMS z papierowego zlecenia.

Koszty wdrożenia i utrzymania systemów CMMS

Dokonując wyboru rodzaju systemu warto przyjrzeć się kosztom.

Systemy CMMS instalowane lokalnie kosztują często kilka razy więcej niż roczna opłata abonamentowa rozwiązania w chmurze. Dodatkowo oprócz kosztów zakupu systemu instalowanego u klienta należy doliczyć koszty związane z zakupem sprzętu komputerowego, aktualizacjami, oprogramowaniem antywirusowym oraz zapewnić personel IT, który będzie utrzymywał i zarządzał aspektami funkcjonowania systemu. Systemy w chmurze nie wymagają dodatkowych kosztów, gdyż powyższe zadania realizuje dostawca systemu CMMS.

Rozwiązania sprzedawane w chmurze ograniczają również ryzyko niepowodzenia przy wdrożeniu systemu CMMS. W przypadku gdyby okazało się, że system nie spełnia oczekiwań można z niego zrezygnować – przestając płacić abonament. W przypadku zakupu własnego systemu koszt licencji jest na tyle znaczący, że decyzja o zaprzestaniu korzystania z aplikacji jest związane z dużą stratą finansową.

Wygoda użytkowania systemu CMMS

Główną zaletą systemów instalowanych u klienta jest pełna kontrola nad danymi. Może to być jednak złudne w przypadku zaniedbania kwestii bezpieczeństwa systemów IT. Dlatego tak ważne jest zapewnienia wsparcia IT we własnym zakresie.

Z drugiej strony systemy oparte na chmurze są znane jako przyjazne użytkownikowi i nie wymagają żadnego doświadczenia technicznego poza klikaniem myszą, aby pracownicy mogli z nich korzystać. Dzięki temu wdrożenie jest bardzo szybkie i łatwe.

Co wybierają nowoczesne przedsiębiorstwa?

Obecnie, zgodnie z teorią lean management, „szczupłego” zarządzania wiele procesów czy działań niezwiązanych bezpośrednio z główną działalnością przedsiębiorstwa przesuwa się na zewnątrz organizacji. Pozawala to na efektywniejsze skupienie się na podstawowej działalności firmy. Dlatego właśnie systemy IT w chmurze coraz częściej są wybierane przez nowoczesne przedsiębiorstwa.

Wybór systemu CMMS to ważna decyzja, dlatego dobrze jest mieć świadomość jakie wady i zalety ma dane rozwiązanie. Dla nas zwycięzca jest jeden – system CMMS w chmurze!

Sprawdź nasz cennik

Ciągle pracujemy nad rozwojem aplikacji QRmaint aby spełnić wymagania naszych klientów. Jeśli masz pomysł w jaki sposób chciałbyś wykorzystywać nasz system CMMS a nie znalazłeś takiej funkcjonalności – napisz do nas – kontakt@qrmaint.com