Utrzymanie ruchu z MS Excel: Cyfryzacja działów UR z systemem CMMS

Nie ma wątpliwości co do tego, że MS Excel jest nadal najczęściej wykorzystywanym narzędziem przez działy utrzymania ruchu. Statystyki przeprowadzone przez International Facility Management Association (IFMA), organizację badającą operacje utrzymania ruchu w skali globalnej, wykazały, że MS Excel i ręcznie tworzone arkusze kalkulacyjne, harmonogramy (ang. spreadsheets) są nadal wykorzystywane przez 69%firm. Badania przeprowadzono w 8 krajach europejskich, w tym w Niemczech, Polsce i Holandii.

Wynik ten jest o tyle interesujący, co zastanawiający. Nie ma bowiem wątpliwości, że firmy produkcyjne są w dużej mierze wyposażone w nowoczesne systemy i oprogramowania pozwalające im na skuteczną pracę. Badanie BPSC pokazuje, że spośród 350 przedsiębiorstw produkcyjnych badanych w ankiecie, 77% posiada systemy ERP. Niemniej jednak, nadal co czwarta firma wykorzystuje MS Excel do planowania.

Wniosek, który nasuwa się w pierwszej kolejności, jest taki, że firmy szukają rozwiązań łatwych w obsłudze i niewymagających szkoleń pracowników. Polegając na doświadczeniu naszych ekspertów z różnych branż przemysłowych, jak łańcuch dostaw, logistyka i produkcja wiemy, że w firmach z tych sektorów panuje trend wykorzystywania MS Excel nacodzień, z uwagi na to, że jest tanim i łatwym w obsłudze narzędziem.

W tym artykule omówimy to, w jaki sposób MS Excel jest wykorzystywany przez firmy produkcyjne w działach utrzymania ruchu. Ponadto wskażemy narzędzia, które z powodzeniem wypierają arkusze kalkulacyjne Excela z działów utrzymania ruchu, takie jak systemy CMMS. Sprawdź więcej i dowiedz się, jak usprawnić operacje UR w twojej firmie, wykorzystując urządzenia mobilne i nowoczesne systemy CMMS do planowania przeglądów i działań prewencyjnych.

Jak działy UR wykorzystują MS Excel?

Działy Utrzymania Ruchu (UR) nadal bardzo intensywnie wykorzystują MS Excel do różnych celów. I choć coraz częściej zastępowane są one przez specjalistyczne systemy CMMS. Oto kilka przykładów zastosowań Excela w dziale UR:

Ewidencja i śledzenie danych

Excel może być wykorzystywany do tworzenia listy maszyn i urządzeń w zakładzie, wraz z ich parametrami technicznymi, datami przeglądów, historią napraw itp. Co więcej, Excel może służyć do rejestrowania awarii, ale również ich przyczyn, czy też czasu trwania przestoju.

Analiza danych

W Excelu można obliczać różne wskaźniki, takie jak MTBF (średni czas między awariami), MTTR (średni czas naprawy) i dostępność maszyn. Należy również nadmienić, że Excel umożliwia generowanie raportów dotyczących stanu technicznego maszyn. Zasadniczo, Excel umożliwia analizę danych dotyczących awarii i identyfikację najczęściej występujących problemów, a co za tym idzie, przyczyn przestojów.

Pozostałe zastosowania

MS Excel pozwala na tworzenie list kontrolnych, czyli, de facto, Excel może być wykorzystywany do tworzenia list kontrolnych dla przeglądów i serwisu maszyn, urządzeń i infrastruktury. Ponadto, w Excelu można obliczać koszty utrzymania ruchu. Są to działania, które mogą uwzględnić koszty pracy, materiałów i części zamiennych.

Jakie są ograniczenia Excela dla działów utrzymania ruchu?

Chociaż Excel jest popularnym narzędziem w działach utrzymania ruchu ma również duże ograniczenia. Nie chcemy w naszym artykule krytykować wykorzystania Excel’a, ponieważ uważamy, że w pewnej mirze spełnia on swoją role jako dobre narzędzie do kalkulacji. Niemniej, jednak jest też kilka ograniczeń Excal’a, które bardzo utrudniają pracę działów UR:

• Brak centralizacji danych: Na samym początku należy nadmienić, że dane w Excelu są często rozproszone w wielu plikach, co utrudnia ich integrację i analizę. Problemem staje się również dostęp do arkuszy i plików z różnych miejsc na dyskach i serwerach.
• Trudności w automatyzacji procesów: Wiele czynności w Excelu wymaga ręcznego wprowadzania danych, co jest niezwykle czasochłonne i podatne na błędy ludzkie.
• Ograniczone możliwości raportowania i analizy: MS Excel oferuje podstawowe funkcje raportowania i analizy. Niemniej jednak, może być niewystarczający dla bardziej zaawansowanych potrzeb kalkulacji (zwłaszcza, gdy nie ma w firmie umiejętności związanych z makrami i VBA, które są rozszerzoną funkcjonalnością Excela, wykorzystywaną w kalkulacjach i analizach).

CMMS jako alternatywa dla MS Excel

Jak sami widźmy, według przedstawionych danych, wiele firm nadal korzysta z arkuszy kalkulacyjnych MS Excel do zarządzania utrzymaniem maszyn i urządzeń na produkcji. Warto jednak zwrócić uwagę, że system CMMS do utrzymania ruchu oferuje znacznie więcej możliwości i korzyści. Najważniejszym punktem jest zastąpienie manuale pracy I automatyzacja. Oto kilka przykładów:

• Centralizacja danych: System CMMS przechowuje wszystkie dane dotyczące napraw, serwisów, czy działań prewencyjnych. Dane są w jednym miejscu, co ułatwia dostęp do nich i eliminuje ryzyko duplikatów lub nieaktualnych informacji. Wtedy mówimy o tak zwanym, pojedynczym źródle danych (ang. Single source of truth). Centralizacja obejmuje m.in. historię przeglądów i napraw, dokumentację techniczną maszyn, informacje o częściach zamiennych, harmonogramy konserwacji, dane o awariach i ich przyczynach, koszty utrzymania itd.
• Automatyzacja procesów: System CMMS automatyzuje wiele procesów, takich jak planowanie przeglądów, generowanie zleceń pracy i śledzenie wykorzystania części zamiennych. Warto wskazać, że system CMMS automatycznie generuje zapotrzebowanie na brakujące części. Jest tot coś, co minimalizuje ryzyko przestojów spowodowanych brakiem części zamiennych.
• Raportowanie i analiza: System CMMS umożliwia generowanie raportów i analiz dotyczących remontów. Jest to funkcjonalność, która bezsprzecznie pozwala na identyfikację trendów zdarzeeń, przyczyn awarii i obszarów wymagających poprawy. Ponadto, funkcja ta automatyzuje monitorowanie KPI. Także, działy utrzymania ruchu są w stanie łatwiej identyfikować obszary, w których można poprawić wydajność.
• Integracja z innymi systemami: System CMMS może być zintegrowany z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie, takimi jak system ERP (Enterprise Resource Planning), system zarządzania produkcją (MES) lub system SCADA. Integracja umożliwia wymianę danych między systemami.

Jakie są benefity wykorzystania systemu CMMS?

Polegając na badaniach Deloitte, międzynarodowej organizacji zajmującej się analizami, możemy wskazać, że firmy mogą osiągać wielowymiarowe korzyści, korzystając z cyfrowych narzędzi. Badania Deloitte udowadniają, że potencjalne korzyści to:

• Firmy mogą wykazać oszczędności materiałowe na poziomie 5-10%, co przekłada się na niższe wydatki na materiały operacyjne i MRO.
• Przedsiębiorstwa mogą liczyć na redukcję kosztów magazynowania o 20%, dzięki efektywniejszemu zarządzaniu zapasami.
• Produkcja może osiągnąć wzrost dostępności sprzętu nawet o 10-20%, co zapewnia lepsze wykorzystanie zasobów.
• Działy UR są w stanie wpłynąć na skrócenie całokształtu czasu planowania działań utrzymania ruchu o 20-50%, co pozwala na szybsze i bardziej efektywne działania prewencyjne.
• Cyfryzacja pozwala na lepszy dostęp do danych i wpływa na obniżenie ogólnych kosztów utrzymania ruchu o 5-10%, co przekłada się na realne oszczędności.
• Firmy mogą zachować lepszą zgodność z przepisami, np. UDT, co zwiększa bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami.
• Ponadto działy UR mają więcej czasu na rozwiązywanie problemów operacyjnych, zamiast tracenia go na gromadzenie danych.

Podsumowanie

Badania przeprowadzone przez Deloitte, a także inne uznane organizacje, potwierdzają, że wdrożenie systemu CMMS przynosi wymierne korzyści. Obejmują one oszczędności w kosztach materiałów i magazynowania, a także zwiększoną dostępność sprzętu. Zaleca się zatem, aby działy UR rozważyły wdrożenie CMMS jako alternatywy dla MS Excel.

Jest to inwestycja, która przyniesie wymierne korzyści i pozwoli usprawnić operacje UR, zwiększyć wydajność, a także poprawić bezpieczeństwo. Nie czekaj, aż przestarzałe narzędzia, takie jak Excel, przyhamują rozwój Twojego działu UR. Postaw na nowoczesne rozwiązania, takie jak systemy CMMS i ciesz się korzyściami płynącymi z cyfryzacji utrzymania ruchu!