Japońska strategia zarządzania Hoshin Kanri

1. Czym jest Hoshin Kanri?

To metodologia ulepszania firmy za pomocą odpowiedniego przekazywania wizji i zadań na każdym szczeblu organizacji – zaczynając od zarządu, kończąc na pracownikach najniższego szczebla. Opiera się na wypełnianiu codziennych zadań, bazujących na fundamentalnych celach organizacji. Polega na ciągłej analizie otrzymywanych wyników i korygowaniu ich, do osiągnięcia jak najwyższej skuteczności swoich działań. Hoshin Kanri (ang. Strategy Deployment albo Policy Deployment) można przetłumaczyć jako wdrażanie strategii/polityki firmy. Zawiera wytyczne i cele funkcjonowania całej organizacji.

2. Jakie są główne założenia Hoshin Kanri?

Hoshin to „system operacyjny” Lean Management. To najważniejszy element w każdej transformacji Lean, nadający organizacji kierunek osiągania celów biznesowych i podążania w kierunku perfekcji. Analiza wdrożenia Hoshin Kanri opiera się na:

• Realizacji wizji poprzez codzienną pracę

Głównym założeniem Hoshin Kanri jest „przetłumaczenie” swojej wizji na rutynowe, codzienne czynności pracowników, a także połączenie celów krótkoterminowych z długoterminowymi. Pozwala to wyeliminować najsłabsze ogniwa w organizacji i skupić się na rozwoju tych długoterminowych.

• System angażujący wszystkich pracowników

Założeniem Hoshin Kanri jest wdrożenie strategii firmy. Poprzez edukację i rozwój można stymulować zaangażowanie każdego pracownika w realizację długoterminowych celów organizacji.

• Systematyczny proces osiągania strategicznych celów

Ustalanie i realizacja planów dokonuje się w powtarzalnych, rocznych cyklach. Każdy z nich zakończony jest raportem i wyciągnięciem wniosków, które mają za zadanie podsumować osiągnięcia i porażki firmy. Pozwala to sformułować wnioski i wdrożyć działania, które zostaną wprowadzone w przyszłym roku. Zbudowanie planu na następny etap rozwoju polega na dokładnej analizie bieżącej sytuacji i aktualizacji naszych początkowych założeń.

3. Czym jest cykl PDCA?

Hoshin Kanri to kompletny system zarządzania w oparciu o zasady i praktyki Lean Management. Metodę można opisać poprzez cykl PDCA, w której wyszczególnione litery wyrażają odpowiednio:

• P – PLAN

– zaplanowanie najważniejszych celów. Niezwykle ważną cechą Hoshin Kanri jest dbałość o spójność celów z wizją. W praktyce oznacza to wykorzystanie koncepcji stałego zarządzania, a także budowanie organizacji skoncentrowanej na procesach.

• D – DO

– wdrażanie i wykonywanie celów na każdym poziomie organizacji. Odpowiadamy za uruchomienie wielotorowej komunikacji, a także za zapewnienie zgodności celów i sposobów ich osiągnięcia. Dodatkowo pomagamy uzyskać synchronizację wizji w strukturze organizacyjnej i wszystkich procesach.

• C – CHECK

– regularne sprawdzenie realizacji celów poprzez wykorzystanie tablic zarządzania wizualnego. System Hoshin Kanri wykonuje w praktyce zasady kierowania zgodne z Lean Management. Korzystając z techniki wizualnego zarządzania i regularnych spotkań, wdrażamy systematyczność i opieramy funkcjonowanie zespołu na dyscyplinie.

• A – ADJUST

– wprowadzenie działań korygujących, które pomagają w powrocie na obrany kurs. Hoshin Kanri tworzy organizację, która w praktyce uczy się poprzez zaangażowanie pracowników w rozwiązywanie problemów. Wykorzystuje różne sposób na rozwikłanie problemów dopasowanych do sytuacji i umiejętności pracowników.

Wykorzystaj potencjał systemu CMMS u siebie w zakładzie

Kliknij poniżej, aby za darmo przetestować system CMMS

Przetestuj CMMS za darmo

4. Hoshin Kanri w 7 krokach

Wprowadzane metody w pierwszych miesiącach jej wykorzystywania rozpoczyna gruntowną i przełomową zmianę w sposobie funkcjonowania firmy. Pełne wdrożenie filozofii Hoshin Kanri i przemianach kultury organizacyjnej może trwać przez wiele lat. Wymaga ona wytrwałości, ale także klarownej wizji.

Metodę Hoshin Kanri może zostać opisać w siedmiu krokach. Do każdego z nich należy podejść jak do procesu. Istotne jest, żeby w każdym kroku osiągnąć konkretny rezultat, jeszcze przed rozpoczęciem następnego kroku. Wyróżniamy:

1. Formułowanie prawdziwego celu
2. Planowanie długoterminowe
3. Planowanie wyzwań i strategii dla poszczególnych działów
4. Planowanie miesięczne i roczne
5. Wdrażanie i wykonanie planów
6. Sprawdzanie realizacji celów
7. Wprowadzanie działań korygujących

Pierwsze trzy kroki związane są z planowaniem strategicznym i długoterminowym. To punkty obowiązkowe, aby uruchomić roczny cykl ustalania i realizacji celów. Kolejne kroki skupiają się na opisie procesu cyklu planowania i realizacji planu, który zachodzi wedle struktury PDCA.

5. Utrzymanie i rozwój systemu

Kierownictwo firmy powinno odpowiadać za rozwój i utrzymanie systemu Hoshin Kanri. W kulturze Lean zadaniem każdego menedżera jest realizacja dwóch funkcji. Pierwsza z nich to zarządzanie, a druga polega na doskonaleniu metod pracy. Zarówno menedżerowie najwyższego poziomu zarządzania, jak i zarząd mają obowiązek osobistego praktykowania tego sposobu działania i myślenia. Słaba dyscyplina pod kątem realizacji strategii stają się kluczowymi przyczynami jej niepowodzenia.

Do rozwijania i utrzymania systemu każdy z menadżerów w zakresie swoich codziennych działań bierze udział w przeglądach na kilku poziomach zarządzania. Ma uczestniczyć w przeglądzie planów i celów prowadzonych przez swojego przełożonego. Jego zadaniem jest sprawdzenie realizacji planów swoich podwładnych. Zarówno audytowanie, jak i uczestniczenie w przeglądach menedżerów z niższych poziomów zarządzania stosuje się w celu:

• Kontroli standardu zarządzania
• Wdrożenia odpowiednich działań korygujących w sytuacji odchylenia od standardów
• Bezpośredniego kontaktu z zespołem
• Pozyskania wiedzy i lepszego zrozumienia wykonywania codziennych czynności
• Gromadzenia pomysłów pod kątem lepszego rozwoju systemu

6. Podsumowanie

Wdrożenie Hoshin Kanri to zazwyczaj radykalna i nieodwracalna zmiana sposobu myślenia w firmie. Skuteczna realizacja strategii wymaga wielu konsekwentnie realizowanych działań. Pracownicy tworzący każdą firmę, aby w niej efektywnie działać, potrzebują wizji. Dopiero wtedy są w stanie samodzielnie podejmować właściwie decyzje. Brak spójnych celów, chaos organizacyjny i nieefektywna komunikacja utrudniają, a często uniemożliwiają rozwój firmy. Potencjał tkwiący w metodzie Hoshin Kanri polega na stworzeniu odpowiednich warunków, które pozwalają stworzyć mechanizmy i metody zarządzania firmą.