Wdrożenie systemu CMMS QRmaint: Czyli jak piekarnia Bartkowscy usprawniła operacje UR w ponad 20 obiektach?

Kiedy myślimy o branży spożywczej, o produkcji żywności, mamy przed oczami wiele wyzwań, z którymi borykają się producenci. Mamy na myśli nie tylko przepisy, HACCP, BHP, ale też wyzwania związane z utrzymaniem wysokiej wydajności. Branża piekarnicza, tak jak wiele innych operuje na raczej niskich marżach, gdzie przy produkcji niezwykle ważna jest nie tylko ilość, ale przede wszystkim jakość.

Aby zapewnić jakość, firmy muszą dbać nie tylko o wydajność działań na produkcji, ale również w obiektach, gdzie sprzedają swoje produkty.

W tym artykule opowiadamy o wdrożeniu systemu CMMS QRmaint w piekarni Bartkowscy, która wykorzystuje system do utrzymania ruchu w 23 lokalizacjach swoich sklepów, w których sprzedaje doskonałej jakości produkty powstające w ich piekarniach. O wdrożeniu rozmawiamy z panem Tomaszem Bartkowskim, Brand Managerem, który odpowiada również za ulepszanie i poprawę działań operacyjnych we wszystkich obszarach firmy Piekarnia Bartkowscy. Ważne nadmienić już na początku, że system CMMS QRmaint wkrótce obejmie również operacje utrzymania obiektu samej piekarni i cukierni.

Sprawdź więcej w artykule i dowiedz się, jak dużą różnicę robi digitalizacja z systemem CMMS QRmaint w branży piekarniczej, ale również w obiektach komercyjnych, do których należy sieć sklepów z wypiekami prawdziwego lidera na lokalnym rynku. Więcej poniżej.

Wyzwania w utrzymaniu ruchu w obiektach komercyjnych i na produkcji

Tak jak wspomnieliśmy, piekarnia Bartkowscy zdecydowała się na wdrożenie systemu CMMS QRmaint, zaczynając od obiektów komercyjnych. W związku z tym firmie zależało na usprawnieniu operacji i ujednoliceniu prac serwisowych w obiektach, aby mieć pewność, że klienci końcowi otrzymują najwyższej jakości obsługę w najlepszym miejscu.

Utrzymanie ruchu w obiektach komercyjnych wiąże się z wieloma wyzwaniami, które mają bezpośredni wpływ na efektywność operacyjną. Ma to również wpływ na komfort klientów oraz koszty działalności. Jakie zatem stały przed nimi wyzwania? Przyjrzyjmy się temu bliżej poniżej:

Zapewnienie ciągłości działania – awarie instalacji, urządzeń czy systemów prowadzą do przestojów. Negatywnie wpływają one na doświadczenie klientów i generują straty finansowe. Ten sam problem, w mniejszym lub większym stopniu, dotyczył również piekarni Bartkowscy.

Po prostu potrzebujemy sprawnej komunikacji i jednego miejsca, w którym będziemy gromadzić informacje o usterkach i lokalizacji urządzeń, aby mieć pełny obraz sytuacji. Mamy sklepy, więc dla naszego segmentu kluczowe jest usprawnienie komunikacji i szybki przepływ informacji, zwłaszcza w komunikacji między pracownikami odpowiedzialnymi za dany obszar. Dotyczy to zarówno techników, jak i obsługi sklepów, ponieważ kontakt z technikami jest łatwiejszy przez telefon. Ponadto, pracownicy sklepów potrzebują bardzo prostego sposobu zgłaszania problemów. W naszym przypadku są to sygnaliści, czyli sprzedawcy.

Tomasz Bartkowski

Brand Manager w Piekarnia Bartkowscy

Efektywne zarządzanie serwisem – pan Tomasz, który jest od dawna odpowiedzialny za zarządzanie pracownikami UR, z konieczności koordynując pracę serwisantów, już od dawna zauważył, że nadzór nad harmonogramami przeglądów i szybka reakcja na usterki to kluczowe elementy skutecznego utrzymania ruchu. Do momentu wdrożenia systemu CMMS QRmaint, zgłoszenia były komunikowane za pomocą aplikacji WhatsApp, przez co wiele zgłoszeń nie było dokończonych, ponieważ ginęły w gąszczu wiadomości.

Optymalizacja kosztów utrzymania – bieżące konserwacje, naprawy oraz modernizacje wymagają budżetu, dlatego ważne jest znalezienie równowagi między kosztami a niezawodnością infrastruktury.

Zarządzanie infrastrukturą techniczną – nie podlega to wątpliwości, że w obiektach komercyjnych funkcjonuje wiele systemów (np. HVAC, elektryka, hydraulika), które wymagają regularnej kontroli i konserwacji, aby zapewnić ich sprawne działanie. Tak samo było w przypadku piekarni, która musiała poradzić sobie z wieloma wyzwaniami w tym zakresie.

Bezpieczeństwo przechowywania żywności – sklepy i piekarnie muszą dbać o prawidłowe działanie lodówek, zamrażarek oraz systemów wentylacji. Wystarczy pomnożyć tę liczbę razy 23, i mamy już całkiem sporą liczbę urządzeń. Aby utrzymać odpowiednie warunki przechowywania produktów i spełniać normy sanitarne, muszą one działać niemal nieustannie.

Digitalizacja i automatyzacja procesów – wyzwaniem w piekarni Bartkowscy było ręczne monitorowanie stanu technicznego obiektów. Było ono czasochłonne i podatne na błędy manualne. Stąd rosła potrzeba wewnątrz firmy, aby znaleźć system, który ułatwiałby zarządzanie utrzymaniem ruchu i pozwalał na bieżące śledzenie stanu urządzeń.

Kluczowe dla efektywności jest zaangażowanie pracowników. Niestety, bez odpowiednich narzędzi, utrzymanie ich motywacji jest niezwykle trudne. Często napotykaliśmy problemy związane z niekompletnymi zleceniami i brakiem przejrzystości co do ich statusu. Brak informacji o rozpoczęciu i zakończeniu zadań utrudniał monitorowanie postępów i wymagał dodatkowej komunikacji z technikami. W rezultacie, nie miałem bieżącego wglądu w realizację zleceń. Wprowadzenie systemu, który zapewni transparentność i umożliwi śledzenie statusu zadań od początku do końca, jest niezbędne dla poprawy komunikacji i efektywności.

Tomasz Bartkowski

Brand Manager w Piekarnia Bartkowscy

Wsparcie obsługi technicznej w obiektach Piekarnia Bartkowscy

W kontekście zarządzania usterkami i naprawami, kluczowym elementem staje się efektywność i szybkość reakcji. System CMMS QRmaint, który został wdrożony w sieci obiektów należących do Piekarni Bartkowscy, pozwolił nam na skupienie się na tym, co najważniejsze. Czyli, moglibyśmy w tym kontekście wymienić, że głownie chodzi o komunikacje I zgłoszenia dotyczące usunięcia usterki.

Choć system oferuje możliwość generowania szczegółowych raportów, administracja piekarni i cukierni skupia się na bieżącym monitorowaniu statusu zgłoszeń. Regularne przeglądy listy problemów pozwalają nam na szybką identyfikację i rozwiązywanie usterek. Jest to coś, co przekłada się na minimalizację przestojów i zwiększenie satysfakcji naszych klientów.

Podsumowując, możemy jasno podkreślić, że system QRmaint ułatwił pracę w tych obszarach:

Usprawnienie komunikacji i przepływu informacji: System stworzył centralne miejsce do gromadzenia informacji o usterkach i lokalizacji urządzeń, co ułatwiło komunikację między pracownikami. Ponadto, umożliwił szybki przepływ informacji, szczególnie między technikami a obsługą sklepów, co jest kluczowe dla firm z wieloma lokalizacjami. Warto również zaznaczyć, że QRmaint zapewnił prosty i efektywny sposób zgłaszania problemów przez pracowników sklepów (sygnalistów/sprzedawców), eliminując potrzebę czasochłonnego kontaktu telefonicznego.

Wcześniej, w obliczu braku precyzyjnych informacji, doświadczaliśmy znacznych trudności w ustaleniu dokładnej lokalizacji poszczególnych urządzeń oraz ich aktualnego statusu naprawy. Ta niewiedza prowadziła do opóźnień i nieefektywności. Wdrożenie systemu QRmain z funkcją śledzenia statusów umożliwiło nam uzyskanie pełnej kontroli nad tymi aspektami. Teraz, za pomocą kilku kliknięć, możemy natychmiastowo określić, gdzie znajduje się dane urządzenie oraz na jakim etapie zaawansowania jest jego naprawa.

Tomasz Bartkowski

Brand Manager w Piekarnia Bartkowscy

Poprawa zarządzania zadaniami i śledzenia realizacji: System dał możliwość śledzenia postępu prac, zadań i ich realizacji. To natomiast zapewniło wgląd w to, czy zadania zostały rozpoczęte i zakończone. Nie ma też wątpliwości co do tego, że zlikwidował problem braku wiedzy o statusie napraw i realizacji zadań. Był to czynnik eliminujący konieczność ciągłego dzwonienia w celu uzyskania informacji.

Wdrożenie systemu QRmaint znacząco wpłynęło na wzrost zaangażowania pracowników. Udostępnienie intuicyjnego narzędzia, umożliwiającego zgłaszanie problemów i monitorowanie ich statusu, sprawiło, że każdy pracownik mógł łatwiej uczestniczyć w procesie zarządzania usterkami. Każdy pracownik zyskał możliwość aktywnego uczestnictwa w identyfikacji i rozwiązywaniu problemów, co bezpośrednio przełożyło się na zwiększenie poczucia odpowiedzialności i podniesienie ogólnej efektywności operacyjnej. Wcześniej, w celu zgłaszania i rozwiązywania usterek, korzystaliśmy z platformy WhatsApp, co prowadziło do znacznego chaosu informacyjnego. Kluczowe dane i konwersacje często się gubiły, co utrudniało nam skuteczne zarządzanie problemami. Przeniesienie tego procesu do systemu QRmaint okazało się przełomowym rozwiązaniem. Każda usterka ma teraz swoją dedykowaną konwersację, co zapewnia nam przejrzystość i porządek w komunikacji. Dzięki temu mamy pełny wgląd w historię każdej sprawy i możemy śledzić postęp prac w sposób zorganizowany.

Tomasz Bartkowski

Brand Manager w Piekarnia Bartkowscy

Lokalizacja urządzeń: System CMMS QRmaint udostępnił firmie Bartkowscy szybką lokalizacje maszyn i urządzeń, co jest bardzo pomocne w firmach z wieloma sklepami.

Jedną z najbardziej wartościowych funkcji systemu QRmaint dla nas, okazała się możliwość komentowania zgłoszeń oraz dołączania zdjęć i filmów. Ta wizualna forma komunikacji znacząco przyspieszyła proces diagnozowania problemów. Zamiast opisywać usterkę słowami, pracownicy mogą teraz przedstawić ją w sposób obrazowy, co eliminuje nieporozumienia i pozwala na szybsze zrozumienie problemu. Dzięki temu, technicy mogą zdalnie ocenić sytuację i przygotować się do naprawy, co skraca czas interwencji.

Tomasz Bartkowski

Brand Manager w Piekarnia Bartkowscy

Podsumowanie

Śmiało można stwierdzić, że wdrożenie systemu CMMS QRmaint w Piekarni Bartkowscy okazało się kluczowym krokiem w usprawnieniu operacji utrzymania ruchu. System poprawił zarządzanie usterkami i naprawami. Dla Pana Tomasza jest to rozwiązanie, które eliminuje chaos komunikacyjny i wprowadza przejrzystość w procesach. Dzięki centralizacji informacji, mobilnemu dostępowi oraz funkcjom wizualizacji, firma zyskała pełną kontrolę nad swoimi obiektami. Patrząc na benefity ponownie, jest to coś, co przełożyło się na oszczędność czasu i kosztów.

Pan Tomasz pytany jakie są Państwa oczekiwania na najbliższy rok w kontekście właśnie systemu, dodał na koniec:

Naszym celem jest rozszerzenie dostępu do istotnych funkcji systemu na szersze grono pracowników, szczególnie w kontekście monitorowania temperatur w chłodniach, co jest kluczowe dla zgodności z wymogami HACCP. Niemniej jednak, musimy znaleźć rozwiązanie, które nie będzie generować nadmiernych kosztów związanych z koniecznością nadawania uprawnień menadżerskich wszystkim osobom. Poszukujemy efektywnego sposobu, aby umożliwić pracownikom bieżące rejestrowanie temperatur, zachowując jednocześnie kontrolę nad budżetem. Zakładam, że możemy wykorzystać do tego system QRmaint. A co do QRmaint, to  jeżeli będę z kimś rozmawiał, to na pewno bym polecił ten system, bo mi to pomogło, więc ja w spokojnym sumie nie mogę powiedzieć, że to jest pomocne.

Tomasz Bartkowski

Brand Manager w Piekarnia Bartkowscy

Jeśli Twoja firma również boryka się z wyzwaniami związanymi z utrzymaniem ruchu w rozproszonych lokalizacjach, system CMMS QRmaint może być idealnym rozwiązaniem. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc Ci usprawnić operacje. Zoptymalizuj z nami koszty i zwiększyć efektywność pracy Twojego zespołu.