Asprod: Zarządzanie Utrzymaniem Ruchu z Systemem CMMS QRmaint

Asprod S.A., wiodąca polska firma piekarniczo-cukiernicza, która od ponad 30 lat z pasją tworzy swoje wypieki. Wywodząca się ze Szczecina, Asprod zaopatruje w szeroki asortyment świeżego pieczywa oraz wyrobów cukierniczych mieszkańców Pomorza Zachodniego, Wielkopolski oraz Lubuskiego. Firma posiada główny zakład produkcyjny w Szczecinie i obecnie prowadzi ponad 90 punktów sprzedaży detalicznej. W jedenastu lokalizacjach funkcjonują formaty śniadaniowo-kawiarniane – trzy z nich to innowacyjne placówki w formacie drive-thru, w których można dokonać zakupów bez wysiadania z auta. Wśród nich można znaleźć świeżo paloną kawę, czy też ręcznie tworzone praliny, czekolady i lody.

Poza tradycyjnymi wypiekami, Asprod, świadcząc o swoim zaangażowaniu w innowacje, oferuje również samodzielnie paloną kawę, ręcznie tworzone praliny, czekolady i lody. Wszystko to odbywa się przy jednoczesnym zachowaniu tradycyjnych receptur i wysokiej jakości składników.

W ramach przygotowania referencji od naszego klienta i analizy przypadku, zespół QRmaint przeprowadził rozmowę z Panią Agnieszką Stachowicz, asystentką systemów do utrzymania ruchu w Asprodzie. Nasz artykuł ma na celu to, aby przyjrzeć się bliżej procesowi wdrożenia systemu QRmaint. Warto nadmienić już na samym początku, że nad całym przedsięwzięciem wdrożenia systemu CMMS w Asprod czuwa Lech Ziółkiewicz, Kierownik Działu Utrzymania Ruchu, zapewniając efektywność i spójność działań. Zapraszamy na nasz artykuł.

Wyzwanie: Usprawnienie Operacji Utrzymania Ruchu

Przed wdrożeniem systemu QRmaint, Asprod mierzył się ze znacznymi wyzwaniami w zarządzaniu operacjami utrzymania ruchu. Wiele z nich miało szczególne odniesienie do szeroko rozproszonych punktów sprzedaży detalicznej i tętniącego życiem zakładu produkcyjnego. Agnieszka Stachowicz, asystent systemów do utrzymania ruchu w Asprod, wskazała kluczowe problemy:

• Opóźniona reakcja na awarie: Największym wyzwaniem była potrzeba szybkiej reakcji na awarie sprzętu i usterki, zwłaszcza w celu zapobiegania przestojom produkcyjnym w piekarni i cukierni.

Największym wyzwaniem jest zapewnienie, by ruch nie był zatrzymywany i by istniała pełna komunikacja między nami – dystrybutorami zleceń – a technikami oraz osobami pracującymi zarówno na produkcji, jak i na stoiskach.

Agnieszka Stachowicz

Asystent systemów do utrzymania ruchu

• Nieefektywna komunikacja: Brak płynnej komunikacji między osobami zgłaszającymi problemy (personel produkcyjny, kierownicy sklepów) a technikami utrzymania ruchu prowadził do opóźnień i nieefektywności.
• Ręczne raportowanie i śledzenie: Zgłoszenia serwisowe były przekazywane głównie drogą mailową, co skutkowało rozdrobnionym i trudnym do śledzenia systemem. Brakowało jednolitego systemu do rejestrowania i zarządzania zadaniami konserwacyjnymi, historią prac czy powiązanymi kosztami.

W tej chwili piszą nam kierownicy maile, piszą pracownicy ze stoisk i ja dopiero to wprowadzam do systemu. Natomiast jeżeli to będzie już poprzez system, będzie dużo szybciej, bezpośrednio.

Agnieszka Stachowicz

Asystent systemów do utrzymania ruchu

• Brak scentralizowanych informacji: Przechowywanie dokumentacji, takiej jak zdjęcia czy faktury związane z naprawami. Były to uciążliwe procesy zbędnej biurokracji, które utrudniały powrót do przeszłych incydentów lub analizowanie powtarzających się problemów.
• Trudności w monitorowaniu kosztów: Bez dedykowanego systemu skuteczne monitorowanie i kontrolowanie kosztów utrzymania ruchu było wyzwaniem. Pracownicy musieli się często opierać się na ręcznym śledzeniu w zewnętrznych arkuszach kalkulacyjnych.

Wyzwania te były potęgowane przez różnorodność sprzętu wymagającego konserwacji, od pieców przemysłowych i lad chłodniczych po systemy klimatyzacji i ogólną infrastrukturę. Zespół utrzymania ruchu w Asprodzie składa się z dziesięciu osób: trzech zajmujących się zewnętrznymi punktami handlowymi i siedmiu pracujących w głównym zakładzie.

Rozwiązanie: Wdrożenie QRmaint

Asprod wybrał QRmaint jako swój system CMMS (Computerized Maintenance Management System), aby rozwiązać te kluczowe problemy. Decyzja została podjęta m.in. przez Kierownika Działu Utrzymania Ruchu, Lecha Ziółkiewicza, aby skutecznie rozwiązać kluczowe problemy operacyjne.

Wybór ten podyktowany był przede wszystkim przyjaznym dla użytkownika interfejsem QRmaint oraz jego zdolnością do usprawnienia procesu zgłaszania i zarządzania zleceniami pracy.

Kluczowe cechy i korzyści, które skłoniły Asprod do wyboru QRmaint, to:

• Uproszczone zarządzanie zleceniami pracy: QRmaint umożliwia łatwe tworzenie i przypisywanie zleceń pracy technikom za pośrednictwem urządzeń mobilnych.
• Kompleksowa dokumentacja: System ułatwia dołączanie zdjęć, faktur i szczegółowych komentarzy do zleceń pracy, zapewniając bogatą historię każdej naprawy.

Pamięć nasza jest zawodna, natomiast mamy czarno na białym tutaj jakieś wiadomości czy jakieś zdjęcia, które w przyszłości mogą się nam przydać.

Agnieszka Stachowicz

Asystent systemów do utrzymania ruchu

• Usprawniona komunikacja: Chociaż system jest w trakcie pełnego wdrożenia, celem jest, aby pracownicy w punktach sprzedaży i kierownicy bezpośrednio zgłaszali problemy za pośrednictwem systemu. Celem samym w sobie była potrzeba aby wyeliminować korespondencję e-mailową i znacznie przyspieszając proces raportowania. Obecnie wewnętrzni kierownicy już korzystają z systemu do zgłaszania.
• Wsparcie w kontroli kosztów: QRmaint pomaga w kontrolowaniu kosztów, umożliwiając śledzenie części i wydatków. Niemniej jednak, Asprod uzupełnia to zewnętrznym systemem opartym na programie Excel do bardziej szczegółowej analizy kosztów.
• Priorytetyzacja i śledzenie: System umożliwia priorytetyzację zadań. Co więcej, pomaga identyfikować często psujący się sprzęt lub obszary oraz pozwala na efektywne planowanie i przestawianie interwencji konserwacyjnych.
• Usprawniony przepływ pracy techników: Technicy korzystają z znacznie szybszego przepływu pracy w porównaniu z metodami ręcznymi. Ponadto, mogą uzyskiwać dostęp do wszystkich niezbędnych informacji i dokumentować swoją pracę bezpośrednio na urządzeniach mobilnych.

Wyniki: Mierzalne Usprawnienia i Perspektywy na Przyszłość

Po dwóch latach użytkowania QRmaint, Asprod odnotował mierzalne usprawnienia w swoich operacjach utrzymania ruchu:

• Zwiększona efektywność: Możliwość szybkiego rejestrowania i dostępu do informacji znacząco usprawniła rolę Agnieszki Stachowicz, pozwalając jej łatwo przypominać sobie przeszłe sytuacje i uzyskiwać dostęp do odpowiedniej dokumentacji.

Największą korzyścią są dla mnie załączniki, do których dołączam skany, oraz komentarze, dzięki którym mam bieżące informacje o tym, co dzieje się na stoisku. Te podpowiedzi z komentarzy, które pojawiają się w chmurze, pozwalają mi widzieć na bieżąco, co się dzieje

Agnieszka Stachowicz

Asystent systemów do utrzymania ruchu

• Lepsze zarządzanie informacjami: Scentralizowany system załączników i komentarzy okazał się nieoceniony dla danych historycznych i analizy.
• Zwiększona widoczność: System zapewnia jasny wgląd w status zleceń pracy (otwartych, zamkniętych, zaległych) i pomaga identyfikować krytyczne obszary lub sprzęt wymagający natychmiastowej uwagi.
• Pozytywne opinie użytkowników: Technicy utrzymania ruchu wyrazili zadowolenie z systemu, zauważając, że przyspiesza on i usprawnia ich pracę w porównaniu z tradycyjnymi metodami papierowymi.

Plany rozwoju i integracji systemu CMMS QRmaint w Asprod

Patrząc w przyszłość, Asprod ma jasne oczekiwania dotyczące dalszego wykorzystania QRmaint:

• Pełne wdrożenie dla punktów sprzedaży: Rozszerzenie bezpośredniego zgłaszania problemów na wszystkie punkty sporzedaży jest kluczowym priorytetem w celu maksymalizacji efektywności i szybkości reakcji.
• Potencjalna integracja z systemem zarządzania magazynem (WMS): Asprod rozważa ewentualność integracji QRmaint z istniejącym systemem magazynowym PSI w celu zautomatyzowania śledzenia części zamiennych. Ta integracja wyeliminowałaby potrzebę ręcznego dublowania danych. Ponadto, znacznie poprawiłaby efektywność w zarządzaniu zapasami i kosztami związanymi z naprawami.

Asprod z entuzjazmem poleca QRmaint innym firmom produkcyjnym jako solidne i korzystne rozwiązanie do zarządzania utrzymaniem ruchu.

System QRmaint świetnie się u nas sprawdza. Korzystamy z niego od dwóch lat i naprawdę wiele nam ułatwia. Możemy łatwo wracać do potrzebnych informacji, bo wszystko się zapisuje. Nie musimy pamiętać o drobiazgach, a szybkie wyszukiwanie po słowach kluczowych, czy to dla konkretnego stoiska, czy sprzętu, jest ogromnym atutem.

Agnieszka Stachowicz

Asystent systemów do utrzymania ruchu

Wdrożenie systemu QRmaint w Asprodzie, nadzorowane przez Lecha Ziółkiewicza i aktywnie wspierane przez Agnieszkę Stachowicz, okazało się kluczowym krokiem w kierunku optymalizacji zarządzania utrzymaniem ruchu. System QRmaint znacząco usprawnił komunikację oraz monitorowanie awarii. System dał dostęp do niezbędnych informacji, co bezpardonowo przełożyło się na znaczne korzyści operacyjne.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak QRmaint może usprawnić zarządzanie utrzymaniem ruchu w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami już dziś, aby omówić spersonalizowane rozwiązania! Nasz zespół wdrożeniowców z utrzymania ruchu zapewni ci pełne wsparcie.