Webinar Podsumowanie: Szybkie wdrożenie systemu do Utrzymania Ruchu

W utrzymaniu ruchu każda minuta przestoju generuje realne straty. Przekonał się o tym zespół DHL Express w Austrii, który zmagał się z chaosem informacyjnym, ginącymi dokumentami i brakiem kontroli nad stanem magazynowym. Rozwiązaniem okazało się wdrożenie nowoczesnego systemu CMMS – QRMaint.

Podczas ostatniego webinaru Artur Czachor (Senior Territory Manager na rynki międzynarodowe w QRMaint) oraz Sandro Vanko (Engineering Supervisor w DHL Express Austria) podzielili się kulisami tej transformacji. Udowodnili oni, że cyfryzacja utrzymania ruchu może przebiec szybko, praktycznie i przynieść natychmiastową wartość.

Codzienność przed zmianą, czyli pułapka reaktywności

Zanim w siedmiu austriackich hubach DHL Express pojawił się system QRMaint, praca 12 techników przypominała nieustanne „gaszenie pożarów”. Jak wspomina Sandro Vanko, działania prewencyjne praktycznie nie istniały – zespół reagował dopiero wtedy, gdy doszło do awarii.

Jak DHL Express Austria wdrożył system QRMaint:

Sandro Vanko, DHL Express Austria:

„Pracowaliśmy na papierowych arkuszach A4 przygotowanych przez integratora systemu. Te kartki bez przerwy gdzieś ginęły w segregatorach – gdy ktoś ich potrzebował, nigdy nie można było ich znaleźć. Nasz magazyn części zamiennych również był niezwykle chaotyczny. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji okazało się, że przez pomyłkowe, wielokrotne zamówienia mieliśmy zapas niektórych czujników na najbliższe 20 lat!”

Brak protokołowania napraw sprawiał, że kluczowa wiedza o maszynach pozostawała wyłącznie w głowach pracowników. W tak wrażliwej czasowo branży jak logistyka i sortowanie paczek, uniemożliwiało to skuteczne planowanie kosztów oraz optymalizację pracy.

Cyfrowa rewolucja w trzy tygodnie

Po intensywnych testach DHL Express zdecydował się na system QRMaint, który oferował najlepszy stosunek funkcji do ceny oraz najbardziej intuicyjny interfejs użytkownika. Sam proces wdrożenia trwał zaledwie trzy tygodnie. W tym czasie zespół:

• Sfotografował, skategoryzował i policzył około 7 500 części zamiennych (uzupełniając dane o cenach i dostawcach).

• Wprowadził do systemu ponad 1 200 zasobów (assets).

• Oznaczył fizyczne maszyny kodami QR.

Dzięki powiązaniu kodów QR ze smartfonami techników, uzyskali oni natychmiastowy dostęp do instrukcji obsługi, dokumentacji fotograficznej oraz listy części przypisanych do konkretnego urządzenia.

Akceptacja zespołu kluczem do sukcesu

Wprowadzenie zmian w strukturze firmy bywa trudne, zwłaszcza przy zróżnicowanym wieku pracowników. Interfejs QRMaint okazał się jednak na tyle prosty, że starsi technicy bez problemu zaadoptowali nową technologię. Dziś – jak podkreśla Vanko – żaden z pracowników nie wyobraża sobie powrotu do ery papierowej.

Globalna skala i unikalne funkcje QRMaint

QRMaint wspiera obecnie około 30 000 użytkowników w ponad 35 krajach, obsługując ponad 800 klientów na całym świecie. System został zaprojektowany przez ekspertów, aby praca w nim była łatwiejsza niż tradycyjne metody manualne.

Kluczowe wyróżniki systemu:

• Przejście z modelu reaktywnego na prewencyjny: Automatyczne harmonogramy, powtarzalne zadania i listy kontrolne (checklisty) drastycznie zmniejszają liczbę nagłych awarii.

• Nielimitowane konta zgłaszających (Unlimited Requester Accounts): Każdy pracownik firmy (np. pracownik produkcyjny czy biurowy) może bezpłatnie i bez limitów zgłosić usterkę – wystarczy, że wyciągnie telefon i zeskanuje publiczny kod QR przypisany do danego miejsca czy urządzenia, by w minutę wysłać formularz do kierownika utrzymania ruchu.

• Interaktywne plany pięter (Floor plans): Możliwość precyzyjnego naniesienia znacznika na mapę obiektu (np. wskazanie pękniętej kafelki lub przeciekającego dachu), co ułatwia nawigację młodszym stażystom i zewnętrznym serwisantom.

• Pełna historia zasobu na wyciągnięcie ręki: Każde zgłoszenie i zlecenie pracy (work order) zapisuje się na cyfrowej karcie maszyny, budując rzetelną bazę danych do analizy KPI (np. czasu MTTR – średniego czasu do naprawy).

• 

Jak zacząć? Strategia małych kroków

Artur Czachor zaznacza, że wdrożenie systemu CMMS nie musi oznaczać paraliżującego i drogiego projektu IT. QRMaint proponuje elastyczne podejście:

1. 30-dniowy darmowy okres próbny: Rejestracja przez stronę WWW pozwala jednej osobie przetestować pełne możliwości systemu oraz aplikacji mobilnej.

2. Model etapowy (Phased rollout): Zamiast rewolucji od pierwszego dnia, firma może najpierw przetestować kluczowe scenariusze (use cases) na jednej lokalizacji, a dopiero po walidacji efektów przeskalować system na pozostałe oddziały (multi-site).

Przejście ze środowiska pełnego chaosu i rozproszonych programów do uporządkowanego, cyfrowego modelu zajmuje średnio od 3 do 6 tygodni. Case study DHL Express Austria pokazuje, że nowoczesny CMMS to nie „modny gadżet”, ale realne narzędzie ratujące budżet i czas działów technicznych.