Jak usprawnić proces magazynowania części zamiennych z systemem CMMS

Sprawne utrzymanie ruchu nie jest możliwe bez efektywnego magazynowania części zamiennych. Brak krytycznego elementu sprawia, że nawet najlepszy zespół techniczny stoi bezczynnie. Jednocześnie w takiej sytuacji koszty jedynie rosną. Dlatego warto zadbać o odpowiedni proces magazynowania – dzięki temu będzie można zredukować koszty zapasów, a zarazem skrócić czas przestoju. System CMMS jest istotnym narzędziem w osiągnięciu tego balansu. Z jego użyciem można kontrolować stany zapasów w czasie rzeczywistym, automatyzować zamówienia i łączyć części bezpośrednio z konkretnymi zadaniami czy maszynami. Jak opracować skuteczny proces?

Pierwszy krok: ustalenie celów magazynowych. Od kosztów po dostępność

Przed rozpoczęciem porządkowania magazynu trzeba określić konkretne cele. Ile procent czasu bez awarii krytycznych chcemy osiągnąć? Jaki minimalny poziom dostępności jest akceptowalny? Ile zasobów można przeznaczyć na zapasy? Odpowiedzi na te pytania w dużej mierze determinują strategię dotyczącą magazynowania. Podejścia są różne. Agresywne utrzymywanie wysokich zapasów redukuje ryzyko przestoju, ale trzeba się liczyć z zamrożonym kapitałem. Minimalizm za to obniża koszty, jednak zwiększa ryzyko braku części. Jak podjąć odpowiednią decyzję? Pomocny będzie tutaj CMMS. System pozwala symulować różne scenariusze i przeliczać wpływ zmian polityki zapasów na MTTR i koszty – tym samym umożliwiając wybór najlepszej opcji dla danego zakładu.

Klasyfikacja części i krytyczność procesu

Mając już ustalony cel i ogólny zarys strategii magazynowania, można przechodzić kolejno do bardziej szczegółowych obszarów. Naturalnym dalszym krokiem usprawnień jest klasyfikacja części. Również tutaj można zastosować kilka metod. Dużą popularnością cieszy się m.in. dość prosta metoda ABC, w której asortyment jest grupowany według wartości (A – najwyższa wartość; C – najniższa). Innym wymiarem jest krytyczność, czyli znaczenie dla realizacji procesu. Uwzględnienie tej kwestii pozwala uniknąć sytuacji, w których stosunkowo tani element jest np. kluczowy na konkretnej linii produkcyjnej. Nic nie stoi także na przeszkodzie, by połączyć obie miary, by uzyskać pełniejszy obraz. Części klasyfikowane w grupie A i części krytyczne zasługują na wyższą uwagę – np. dedykowane lokalizacje przechowywania części, podwyższone minimalne stany zapasów czy przyspieszone ścieżki zamówień w CMMS.

Definiowanie poziomu zapasów i strategii zamówień

Poszczególne części przechowywane w magazynie części zamiennych powinny mieć określony poziom minimalny i maksymalny, jak również zapas bezpieczeństwa (safety stock). Ich wysokość powinna być natomiast oparta na danych. Jakie informacje można uwzględnić? Najważniejszymi czynnikami są tutaj czas realizacji zamówienia (może być zależny od dostawcy), historyczne zużycie i krytyczność danego aktywa. W praktyce często stosuje się kilka strategii jednocześnie. Wśród najchętniej stosowanych podejść znajdują się punkty ponownego zamawiania (reorder point), system kanban czy konsygnacja (zwłaszcza dla droższych komponentów). Bez względu jednak na obraną strategię CMMS zapewnia niezwykle wartościowe wsparcie poprzez automatyczne monitorowanie progów. Zamówienia mogą być generowane, gdy tylko poziom spada poniżej ustalonej wartości. To eliminuje ręczne kontrolowanie stanów, znacznie zmniejszając ryzyko pomyłek czy pominiętych zamówień.

Kontekst w CMMS, czyli powiązanie części ze zleceniami i maszynami

Nie ma wątpliwości, że CMMS to rozwiązanie, które wspiera firmy przemysłowe w kompleksowy sposób. Nie jest to jednak tylko baza danych z informacjami o maszynach. Największą wartością dodaną CMMS jest kontekst. Każda część może być tutaj powiązana z konkretnymi maszynami, zleceniami czy historycznymi naprawami. Dzięki temu, gdy w systemie powstaje nowe zlecenie, odpowiednie części są od razu rezerwowane, a technik widzi, gdzie je znaleźć. To redukuje czas poszukiwań i pozwala od razu przejść do pracy. Dochodzi do tego też historia zużycia części – na jej podstawie można przeanalizować trwałość i zidentyfikować wadliwe serie.

Proces magazynowania – lokalizacje i ergonomia

Aby informacje na temat części zapisane w systemie CMMS nabrały wartości, warto także pamiętać o ich wykorzystaniu w fizycznym magazynie. Projektowanie lokalizacji powinno być logiczne i ergonomiczne. Strefy ABC, oznaczone regały, jasno opisane pozycje, czytelne etykiety (QR lub kody kreskowe) – wszystko to znacznie skraca czas kompletacji. Dla części krytycznych niekiedy zaleca się wyodrębnione szafy lub obszary z kontrolowanym dostępem. Warto szczególnie zadbać o etykietowanie. Mobilne skanery mogą integrować się z systemami WMS i CMMS, by rejestrować pobrania w czasie rzeczywistym. To pozwala znacznie zredukować ewentualne luki inwentaryzacyjne i zadbać o aktualne stany magazynowe bez dodatkowego wysiłku.

Przyjmowanie, kontrola jakości i inwentaryzacja

Jak zarządzać nowymi częściami zamiennymi? Warto przede wszystkim pamiętać, że nowa część to nie tylko samo przyjęcie do magazynu. To także zestaw dodatkowych obowiązków. Obejmuje on m.in. kontrolę jakości, sprawdzenie specyfikacji i wprowadzenie właściwych atrybutów do systemu. Jaką rolę odgrywa tutaj CMMS? System można wykorzystać m.in. do kontrolowania kompletności przyjęcia, np. poprzez checklisty przy przyjęciu. Dzięki temu późniejsze reklamacje czy identyfikacja wadliwej partii będą odbywać się znacznie szybciej, a zarządzanie stanami magazynowymi stanie się łatwiejsze.

Kolejnym istotnym obszarem jest inwentaryzacja. W przypadku magazynów przemysłowych zazwyczaj regularne, częste remanenty dają lepsze wyniki niż roczny spis. Również tutaj należy uwzględnić klasyfikację części – elementy klasy A powinny być liczone częściej, a C rzadziej. CMMS może planować i rejestrować wyniki inwentaryzacji, wskazując różnice i umożliwiając szybkie wyjaśnienie rozbieżności. Taka funkcjonalność pomaga zapobiec sytuacjom, w których brak części jest zauważony dopiero przy awarii.

CMMS to także wsparcie integracji z zakupami. Dane z CMMS pozwalają podejmować lepsze decyzje zakupowe, a także negocjować lepsze warunki. Znając rzeczywiste zużycie i sezonowość, można m.in. dostosować terminy dostaw, ustalić rabaty za wolumen lub zaplanować opcję szybkich dostaw awaryjnych. Automatyzacja zamówień w CMMS znacząco przyspiesza cykl zamówieniowy, a przy tym ogranicza błędy manualne.

Przeterminowane i nadmiarowe zapasy

Brak części to dość oczywisty problem – warto jednak zwrócić uwagę na potencjalne skutki drugiego końca tego spektrum, czyli nadmiernych stanów magazynowych. Dodatkowe pozycje na magazynie i przeterminowane elementy oznaczają przede wszystkim koszt. Jak uniknąć zwiększonych wydatków na tym polu? Odpowiedzią ponownie jest CMMS – system ułatwia analizę rotacji części i identyfikację nieprzydatnych zasobów. Strategie rozwiązania mogą natomiast obejmować m.in. zwroty do dostawcy, wykorzystanie części do testów czy utylizację. Aby natomiast wyeliminować takie problemy na wcześniejszym etapie, warto wdrożyć politykę FIFO (First In, First Out – najstarsze produkty na magazynie są wykorzystywane w pierwszej kolejności), zwłaszcza dla części o ograniczonej trwałości. W ten sposób można zapobiec marnotrawstwu zasobów, nie ryzykując przy tym niedoboru części.

Magazynowanie części z CMMS – korzyści dla działu UR i biznesu

Usprawnienie magazynowania części zamiennych to zadanie, które przyniesie korzyści każdej firmie. Zwłaszcza z użyciem danych z CMMS. Efekty, na jakie można liczyć, to m.in. zmniejszenie kosztów zapasów, skrócenie MTTR i skrócenie przestojów produkcyjnych. Dodatkowo powiązanie części z maszynami i zleceniami, automatyzacja zamówień czy kontrola stanów w czasie rzeczywistym zwiększają przewidywalność i efektywność napraw. Jest to zatem kompleksowa inwestycja w porządek, która szybko się zwraca w formie stabilności produkcji i poprawy wyników finansowych. Na początek warto wykonać audyt i określić cele, by następnie przejść do definiowania poziomów zapasów i mapowania lokalizacji. W każdym z tych zadań przydatne będą dane z CMMS – zapraszamy do kontaktu z QRmaint, by dowiedzieć się, jak nasze rozwiązania pomagają w usprawnieniu procesu magazynowania.