Służby utrzymania ruchu: plusy i minusy outsourcingu

W przemyśle każda minuta przestoju to realne straty – nie tylko finansowe, ale też operacyjne. Dlatego właśnie utrzymanie ruchu to jeden z tych elementów, których po prostu nie da się zignorować. Bez względu na to, czy mówimy o branży spożywczej, motoryzacyjnej czy chemicznej, sprawnie działające maszyny to absolutna podstawa. Coraz więcej firm zastanawia się jednak, czy nie lepiej byłoby zlecić utrzymanie ruchu na zewnątrz. Outsourcing kusi – ale czy naprawdę się opłaca? Przejdźmy przez główne zalety i ryzyka, biorąc pod lupę koszty, dostęp do wiedzy, poziom kontroli i jakość wykonania.

Elastyczność i cięcie kosztów – największe atuty outsourcingu

Nie ma co się oszukiwać – dla większości firm głównym powodem sięgania po outsourcing są pieniądze. W klasycznym modelu trzeba zatrudnić cały zespół fachowców: automatyków, mechaników, elektryków. A to oznacza nie tylko pensje, ale też szkolenia, świadczenia, rekrutacje… Mowa zatem o dość dużych wydatkach. Tymczasem z firmą zewnętrzną można dogadać się na konkretne potrzeby – płacisz tylko wtedy, gdy naprawdę czegoś potrzebujesz.

Co na tym zyskujesz?

• niższe koszty stałe – bo nie trzeba tworzyć ani utrzymywać nowych etatów;
• brak konieczności organizowania szkoleń i procesów rekrutacyjnych;
• lepszą przewidywalność wydatków na utrzymanie sprzętu.

To jeszcze nie wszystko. Taki model daje sporą elastyczność – np. w okresach większego ruchu produkcyjnego możesz szybko zwiększyć liczbę techników. I to bez konieczności tworzenia nowych stanowisk.

Know-how i technologia z najwyższej półki

Kolejna mocna karta w talii outsourcingu? Fachowa wiedza. Firmy specjalizujące się w utrzymaniu ruchu zazwyczaj mają znacznie szersze doświadczenie niż wewnętrzne zespoły – bo pracują z różnymi klientami, maszynami i systemami. Dzięki temu są lepiej przygotowane do nietypowych awarii i potrafią szybciej zareagować na problemy.

Do tego dochodzą jeszcze technologie – outsourcerzy inwestują w zaawansowane narzędzia diagnostyczne, aplikacje mobilne, systemy CMMS. Ich technicy regularnie przechodzą szkolenia, więc są na bieżąco z nowinkami. W efekcie firma korzystająca z ich usług zyskuje dostęp do rozwiązań, na które samodzielnie mogłaby sobie nie pozwolić – czy to ze względu na koszty, czy brak zasobów.

Utrata kontroli – koszt wygody

Ale żeby nie było tak kolorowo – outsourcing to też oddanie części kontroli. I tu zaczynają się schody. W niespodziewanych sytuacjach, kiedy coś nagle staje, liczy się błyskawiczna reakcja. Wewnętrzny dział utrzymania ruchu zna maszyny na wylot i dobrze wie, jakie działania trzeba podjąć w danym przypadku. Zewnętrzny serwis może nie mieć tej wiedzy. Zanim ją zdobędzie, trzeba liczyć się z przestojem produkcji.

Poza tym, trzeba pamiętać, że taka firma obsługuje wielu klientów. Nawet będąc ważnym zleceniodawcą, nie zawsze można liczyć na reakcję dokładnie wtedy, gdy jest to potrzebne. Czasem trzeba poczekać w kolejce. A każda godzina zwłoki to realne straty finansowe.

Jakość usług w outsourcingu

W przypadku outsourcingu wiele zależy od konkretnych zapisów umowy i zasad współpracy z danym partnerem. Można liczyć na wiele korzyści, ale niekiedy trzeba liczyć się też z potencjalnymi problemami. Klucz to dobrze napisany kontrakt serwisowy. Bez tego łatwo wpaść w pułapkę.

Co powinno się w nim znaleźć? Na przykład:

• czas reakcji na awarię,
• godziny dostępności techników,
• minimalny poziom kompetencji personelu,
• dostępność części zamiennych,
• i ewentualne kary za niedotrzymanie warunków.

Tak przynajmniej wygląda teoria. W praktyce wiele firm podpisuje bardzo ogólne umowy, które niewiele regulują. Później, w sytuacjach awaryjnych, często wychodzi, że czegoś brakuje, czegoś nie przewidziano. Dlatego warto stawiać na sprawdzonych partnerów – takich, którzy wiedzą, że w utrzymaniu ruchu nie ma miejsca na półśrodki.

A co z bezpieczeństwem i poufnością?

Mało kto o tym mówi, ale outsourcing to też otwarcie drzwi dla osób z zewnątrz. Technik serwisowy z innej firmy będzie miał dostęp do linii produkcyjnych, danych technologicznych i innych poufnych informacji. Choć większość firm działa fair, to ryzyko wycieku danych czy naruszenia poufności jest realne.

Dlatego koniecznie trzeba zabezpieczyć się umowami NDA, kontrolować dostęp do stref krytycznych, wdrożyć monitoring oraz systemy rejestracji wejść i wyjść. Dzięki temu można uniknąć potencjalnych problemów, zanim jeszcze się pojawią.

Outsourcing – kiedy ma sens, a kiedy lepiej się wstrzymać?

Outsourcing utrzymania ruchu to rozwiązanie, które może przynieść sporo korzyści – ale nie wszędzie i nie zawsze. Sprawdzi się przede wszystkim:

• tam, gdzie nie ma środków ani potrzeby tworzenia własnego działu technicznego,
• w firmach z sezonowym obłożeniem produkcji,
• przy specjalistycznych projektach wymagających niszowej wiedzy,
• w krótkoterminowych inwestycjach lub projektach pilotażowych.

Zanim jednak zdecydujesz się na taki krok, warto porządnie rozeznać się w rynku i dopasować model współpracy do własnych potrzeb. Odpowiednio dobrany partner, przemyślana umowa i jasno określony zakres działań – to baza, bez której outsourcing może przynieść więcej szkód niż pożytku.